學校不教,但你一定要會的email信件格式禮儀!超基本、能做好印象就會大加分

2024-03-05 08:39

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如果不得已得用郵件交代多項任務或話題,請一定要「分段」明確,建議在每個段落前用「粗體」加上放大 2 個字級做成「小標題」,這樣協助讀者在看信時眼睛能夠短暫的休息,算是貼心舉動。

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(圖/Hahow好學校提供)
(圖/Hahow好學校提供)

時時都要注意尊重閱讀者的時間,盡量用精簡的文字來敘述事情,不要使用過多的形容詞、語助詞、或是描述太多故事背景,誇張到像寫文情並茂的情書就太過頭了。

最後一段結尾可以感謝對方撥冗閱讀,並再次提醒對方寄信的「目的」,例如通常我與老師的邀訪信件最末段會像這樣:

上述資料供老師參考,感謝您撥冗閱讀此信!最後也再次向您詢問,是否願意接受專訪?期待您的回覆,祝您有美好的一天!

四. 注意「表情符號」與「標點符號」的使用

正式商業信件盡量少用「表情符號」,表情符號的使用並不會讓人覺得你很萌,反而會給人不太正經的印象,要記得 E-mail 不是在聊 LINE,主要是「交代重要事物」與「交換資訊」的溝通方式;當然如果雙方很熟的話,能視情況用些「~、^^、XD」的表情符號,但拜託別用到這種:ヾ("´∀`")ノ

另外寫信時,顧及文字專業性,建議用「中文全形」標點符號,不要一下半形逗號、一下全形逗號,全形標點符號有助於閱讀的順暢感,字跟字之間的間距會相當平衡的分開。

如果想要強調內文重點,可以適當的用「紅色」或「暗橙色」標示出來,但別通篇都紅吱吱(是在寫血書嗎?),一封信盡量維持兩種顏色就好;另外這不是色盲測試,信件一定是白底,所以請避免用一些極難辨識的「亮黃色」、「粉紅色」。

(圖/Hahow好學校提供)
(圖/Hahow好學校提供)

五. 附件別疏忽檔名跟壓縮

從郵件的「附件檔案」有時候會透露一個人對工作的細心程度,例如檔案名稱,通常有些人在寄求職信應徵的時候,如果有作品集會疏忽掉替作品命名,一串附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」,這樣很難分清楚哪件才是最重要的作品。

取名也是非常有學問的,如果之間已經傳遞過一份文件,再次寄送的時候請寄得在同一份檔案名稱,加上新的「日期」或「修改版本」,盡量別讓兩份文件名稱相似或相同,不然對方下載後會難以辨識第一版、第二版,還得兩份都打開來檢查,再次重申「請尊重閱讀者的時間」。

最後要注意郵件的檔案夾帶上限,過大或過多的檔案記得要「壓縮」或「轉檔」,例如作品集是很多份 jpg、png 圖檔,我建議直接轉成一份 PDF 檔,別一張一張這樣夾帶寄送,盡量讓對方按一次「下載」就行了;如果作品真的太多,也可以改用線上「連結」的方式,或是先上傳到「雲端資料夾」在開啟共享,並在信中說明:「由於檔案眾多,方便的話請至線上閱覽,此為我的:作品集連結」貼心一點請把連結也縮網址,不要一串亂碼網址直接貼上來。

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