正因為無法瞬間取捨應書寫的重點，所以人們才會想要記錄所有的內容，也因此會做出一份不知開會重點的筆記──就跟我當年一樣。
如此一來，就算日後因為需求被迫重新檢視筆記內容，但卻依舊搞不清楚開會目的何在？下一個應採取的行動到底是什麼？結果，筆記本身變得毫無意義。
不過，已經閱讀前文的你，可以放心。
因為，只要在「開會前」決定好「目標」，應該自然就懂得如何取捨記錄的內容。此處所述的「目標」因人而異。
若是業務初次拜訪客戶，目標或許是「察覺客戶需求」。抑或如果必須事先透過電話或電子郵件詢問客人期望的商品，此時對應的目標可能就是「確認商品品項」。
誠如上述，目標只要符合各位開會時需決定的項目內容即可。事先確立目標，也能額外加快取得所需資訊的速度。
只記錄「直達目標的事項」
那麼，究竟該如何做筆記？其實規則相當簡單。凡是遇到「感覺和『目標』有關」的問題，記錄其答案即可。就算沒有用完整的句子記錄，也無傷大雅。個人反而認為「只有關鍵字」的記錄比較簡潔有力。
與其用完整的句子記錄，只寫關鍵字反而更能縮短時間。每一次作業的執行，雖然都會有些微的差距，但藉由累積這種書寫風格，可以創造更多時間。
舉例來說，假設開會的目標是「詢問顧客期望的商品」。開會時，接收到顧客的要求，希望「在2019年度更換3台新影印機，處分現有機台，最遲11月底前支付剩餘尾款」。
這時的筆記該如何書寫？正確答案是：「影印機3台，2019年度內處分，剩餘的尾款最遲11月底」。
如以上示範，記錄與目標有關的關鍵字，自然就會形成一本「連結目標的關鍵字作品集」，也更容易導向開會的重點。
當然，絕大多數的情況不會像範例一般如此順利。然而，是否隨時惦記著「只記錄感覺與目標相關的關鍵字句」的想法，會讓書寫的內容及品質也跟著有所不同。
更重要的是，筆記從此不再是重要與非重要事項混雜的大雜燴。太過專心逐一記錄所有的對話，反而沒聽到重點的風險也會隨之煙消雲散。
自然完成「毫無疑問、有用的筆記」的關鍵字挑選法則
以下將進一步列舉實例，做為實戰練習。
假設，我即將和想要利用管家服務的客人第一次開會，這時我的「目標」、「下一步」、「截止日」會設定如下。
・目標：管家要有什麼技能、業務執行時間／星期、確認契約期間。
・下一步：確認管家人選、面試、提交企劃書／報價單。
・截止日：11月15日。
設定好之後，就讓我們來開會吧。
筆記上只記錄「目標」相關的關鍵字，即可毫不猶豫的歸納出重點，完成一份「有用的筆記」。
・目前在職的管家一月底離職。
・最遲希望十二月底前開始執行業務。
・需要可以彈性應對緊急事務的人才。
・必須管理企業老闆的行程。
・還需顧及老闆家人的需求。
・半年合約，希望每月費用不超過200萬日圓。
如此，關鍵字全員到齊。
開完會後，筆記再稍作整理，導引出重點。這部分的技巧，待下個項目中說明。
作者/新井直之
本文摘自《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》
責任編輯/任婉鵑
◎ 加入《下班經濟學》粉絲團，給你更多財經資訊
◎ 訂閱《下班經濟學》YouTube頻道，精彩節目不錯過
