工作效率不足是許多人的通病，同樣坐在電腦前一整天，有些人能把事情做好，有些人卻只能勉強把事情做完。這兩者間的差距，其實來自於每分每秒的累積，看起來微不足道的零碎時間，若能被妥善運用，可以創造極大的價值。
如果你也在為自己的慢動作而困擾，快來看看提升工作效率的方法吧！
一、將計畫列點、按部就班實踐
執行計畫的效率不佳，有很大部分原因都是「沒有明確目標」。
把工作做好、產值提高是人人都知道的事情，但「如何做到」往往才是關鍵。有些人在擬訂計畫的時候會把目標訂得太大，但過於遙遠的目標會讓人難以檢視自己現在執行到哪裡；想要有效率，就得要在大目標下分出多個小目標，並一一落實。
以往筆者在做行政工作時，總想著在Deadline以前把事情完成就好了，沒考慮到整個項目很龐大，當時的我因為沒有切成一個一個小部分，並不知道自己完成了幾成、還差多少，最終導致漫無目的地瞎忙；後來當我學會把整件事情拆解，列出先後順序，就瞬間清楚了自己對事情的掌握度，也因此有了明確的努力方向，工作起來事半功倍。
二、把事情量化、把時間「可視化」
做事情時規則與條理非常重要，因為目標通常是抽象的，數值化就成為了讓它具象的方法。
在執行這點時，我通常會結合上一點，先把要完成大項目所需做的每件事列成小項目，再將小項目依照需要的時間畫成圓餅圖，每完成了一件小項目，就會知道自己做完了目標的百分之幾，除了讓自己更有頭緒，向上司報告進度時也會更清晰明瞭。
此外，量化的概念也可以用在「加班」上，在《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？》一書中，作者提出了將加班「可視化」的方法，先是訂出可以容許的加班範圍，再將實際的加班狀況記錄下來（可用Excel表），倘若加班狀況超出預期，就需要檢視自己的效率是否不夠好、或是工作太重，並依此做出調整。
三、重視實際行動
效率不佳的人時常犯的另一個錯誤就是太著重於事前規劃，但其實無論把一件事設想得多麼周全，在實行時都會遇到意料之外的狀況，因而不要想在付諸行動之前就做好萬全準備，這只會增加過多前置時間；與其有所顧慮而裹足不前，不如直接去做，再針對遇到的問題想出因應對策，會實際得多。
以效率著名的國際企業亞馬遜 （Amazon）有十四條領導準則，其中第九條便是「先行動再說」（Bias for action）。他們在面對新的計畫時，會先擬定小範圍的試做，若試做結果可行，就會進到下個階段，若有問題，則會查明原因、做出修正，再進到下個階段。因此，一項大計畫其實是由許多小計畫構成的，而其中的核心概念便是：不要怕犯錯，先去做就對了。
亞馬遜公司將高效率做事方法分為「PDCA」四階段，分別是計畫（Plan）、執行（Do）、查核（Check）、行動（Act），其中要達成查核（C）與行動（A），最重要的便是執行（D），透過實際經驗修改做事方法，是讓亞馬遜以效率著名的主因。
四、積少成多 一分一秒都很重要
如果你曾觀察過做事有效率的人，會發現他們非常擅長利用「空檔」，無論是通勤路上、等人的時候、工作與工作的間隔，還是休息時間，他們都能緊抓著不放。
即便只有瑣碎的幾分鐘，日子一久，每天節省下來的時間仍十分可觀，也正是因為對細節的重視，讓他們與一般人的距離逐漸拉大。
每個人的一天都是24小時，因此能否把每一分一秒都發揮到極致，也就是效率高與效率低的人的差異。
要成為做事有效率的人，最重要的便是堅守以上準則，訂定好目標後全力以赴，你就能在別人躊躇的時候取得領先。善用可見的數據、掌握每一個的步驟，其實要成為事半功倍的人並沒有那麼難，趕快筆記下來，把這套方法用在你的工作上吧！
本文部分內容取材自《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？：亞馬遜創始主管公開內部超效解決問題、效率翻倍的速度加乘工作法》
責任編輯/李頤欣
