我決定替自己建立「時間管理系統」。目前為止,我在創建醫院系統、改善問題點時,最重要的關鍵是什麼?我從許多重點中選出下列三項。
1. 必須很簡單。
2. 必須採取直覺式思考。
3. 必須反覆 PDCA*(計畫→執行→查核→行動)循環。
* 譯註: Plan、 Do、 Check、 Act 的縮寫,是品質管理的方法之一。
將這三項原則帶入目前的時間管理方法,去思考問題是什麼,需要修正又是哪些部分。
第一項原則,必須很簡單
從許多事例中發現,當系統愈複雜,出錯的機率愈高,執行度也會跟著下降,所以必須盡可能簡化經常發生錯誤的地方。
我們可以打破金字塔結構,縮減溝通程序;例如多備有乾洗手裝置,簡化動線,讓進入醫院的人隨時清潔雙手;準備手術時,將所需用具整理成套放在一起,避免遺落任何東西。精簡複雜程序是很關鍵的解決辦法,效果也很顯著。
迄今為止,我的時間管理做得如何?無法光用複雜或簡單定義,應該說是參差不齊。當我滿腔熱血的時候,會以小時和分鐘為單位,寫滿紮實的計畫;但有時只會寫上簡單的確認清單,甚至覺得不耐煩時,什麼都不會做。我個性相當懶惰,時常依照心情和體力隨便行事,除非對某件事著迷時才會認真埋首。所以急需一個能堅持下去的簡單方法,讓我不管是活力充沛、感到厭煩、生病或疲憊時,都能不間斷的實踐。因為假如難以堅持,它很快就會失去系統應有的功能。
有鑑於此,我第一件做的事,便是丟掉以小時和分鐘為單位的計畫表,拿出便條紙寫上一天最首要的四件事,分別是「讀書、上班、上班、 YouTube 影片編輯」。這個排序是指早上到公司前,先簡短地讀書,然後再去上班;下午則繼續上班,等到下班後進行YouTube 影片編輯。省略無謂的內容,只把最重要的四個關鍵字簡單記下並放入腦海中。無論是誰都能記住四個詞彙。
上週和這週並沒有太多的改變。除了改成記下四個關鍵字以外,生活同樣忙碌。儘管如此,我還是經歷了一些珍貴的變化。原本每天睡前躺在床上時,總是納悶:「我今天做了哪些事呢?真的很忙呢⋯⋯不過一點都想不起來了!」但自從開始記錄一天的四個關鍵字後,能一邊回憶:「今天下班後,又編輯了一部影片,真是充實!」一邊進入夢鄉。
不以「七點至八點:晚餐、八點至九點:整理和休息、九點至十一點:影片編輯」這樣的方式記錄,改成只把「影片編輯」這個詞彙放入腦海後,計畫變得更容易實行。我能在吃完晚餐看著電視時,想起自己還要處理影片,立刻關掉電視;抑或在下班時,就算朋友說要一起出去玩,也會記得婉拒對方,回家完成想做的事。