A貿易公司的內勤人員平時都在辦公室處理行政事務,上下班都要打卡,出缺勤紀錄完整;但外勤的業務同事除了每天早上會進公司打卡之外,其他時間都在外面跑,傍晚也不一定會進來公司打下班卡,因此只有上班時間有確實的紀錄,下班時間的紀錄則時有時無。
主管 Jerry 希望能將公司打造為一個員工滿意度高的幸福企業,很少讓勞工加班,對於外勤業務偶爾偷閒也是睜一隻眼閉一隻眼,從寬看待。
沒想到,這樣的管理方式卻在勞檢時被主管機關以「出勤紀錄未依規定應逐日記載勞工出勤情形至分鐘」為由,依法開罰2萬元。為避免違法,Jerry 只好開始要求員工無論如何都要進公司打下班卡,此舉讓外勤的業務同事怨聲載道。
主管主動記錄員工出缺勤,檔案至少保存五年
不少公司將「不用打卡」視為尊重員工自由的表現,但這也成為少數不肖公司掩飾員工超時工作的障眼法。因此,在超時工作的認定上,法律對企業其實相對嚴格,若公司想保護自己就得留下確實的打卡紀錄,以證明公司有遵守工時規定。否則就會像上述案例一樣,一旦勞檢時被發現沒有完整的打卡紀錄,就算公司實際上並沒有違法讓員工超時工作,也會直接被開罰9萬元。
為了避免爭議,主管應該要謹守主動記錄的原則,管理員工的上下班時間,並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則,例如規定「勞工有加班之需要者,應於加班前填寫加班申請單,並經核准後,始得加班且依規定發給加班費」,如此一來,若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司,公司才有理可據。
至於什麼才是符合規定的出勤紀錄?根據法律規定,員工每天的正常工作時間不能超過8小時,每週不能超過40小時,而且每工作4小時,至少要有30分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」,即早上9點上班,晚上6點下班為例,中間午休的一個小時,其實就是兩個30分鐘的休息時間相加,公司必須要求員工在上、下班時打卡,更謹慎一點,最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點,避免出現超時工作的爭議。重點是這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算,且檔案必須保存至少5年。
遠端打卡並不等於責任制,一天正常工作上限8小時
要特別注意的是,雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時
間,並注意員工的出勤紀錄有無異常。因為法律在工時的認定上認為是資方的責任,員工若未能或不便確實打下班卡,主管就必須發揮管理功能,主動記錄。
但如果員工因為常需要出外勤,很難判定他實際的工作時間;或是因為出差或其他原因,無法打卡記錄上下班時間,又該怎麼辦?