同時，既然設定了排程，就務必在預定的日期及時間內完成。如此提高警覺，自然就能集中注意力，在截止日前交出高品質的成果，減少加班機會。「準時下班後的時間」必然也會變得充實。
當行程不如預期安排時，務必照實記錄「做了什麼」
在原本記錄「預定行程」的行事曆上同時記錄「反思」，行事曆就能進階成為提升自我管理能力的工具。儘管是自己安排的預定行程，人們無法按預定行事是常有的事。
舉例來說，行事曆上分明早已在「製作會議資料」上確保了充分的時間，卻始終無法完成，結果影響到下一個預定排程，我想這是任誰都曾經有過的經驗。
工作無法按行事曆上的預定時間完成，有兩個可能因素：一是可能錯估了自己的工作速度，抑或在應該工作的時段做了其他不相干的事。這時候，我們必須仰賴先前所提的「回顧反思」。
從公司回家的搭車路上，請試著回顧這一整日，對照預定行程的內容，與自己實際執行的情況。舉例來說，在預定「製作會議資料」的時段，自己實際做了哪些事情？
如果當時十分專心在製作資料，卻還是無法如期完成，那麼下回在安排類似行程時，就必須多抓一些作業時間。抑或原本預計15時～16時是「製作資料」的時間，但實際上15時～15時30分這段期間，不知不覺的一邊做資料一邊上網，結果所做的事和眼前的資料沒什麼直接關聯……這種情況也是經常發生。
這時候，不要把自己打破預定行程不當一回事，而是必須在行事曆15時～15時30分的時段填寫「上網」的事實。
如何？是不是光想像，就覺得心情沉重？換個角度來看，這是對自己提出強烈的警訊。我個人就曾有一段時間完全無法按自己預定的排程工作，一而再再而三的不斷失敗。
我本身很喜歡家電用品，以前曾有長官拜託我幫他選購加濕器。我為了挑選性能好一點的產品，不斷在網路上搜尋比較，經常一晃就是兩、三個小時過去。週末六日則原本預計要閱讀培養自我成長的讀物，卻沉迷在海外影集當中，一部接著一部看下去……。
然而，在我反思自己做了「預定行程以外的事」，明確的將這些事實記錄在行事曆上以後，不知不覺間改掉了上網或是將海外影集一口氣看完的壞習慣。至少，我不再像以前那樣，毫無克制的看下去，而是決定好時間，讓自己盡情觀賞。
我想那是因為透過記錄事實，我才發現自己所浪費的時間超乎想像。透過記錄認識「沒用的自己」，讓人不得不採取行動。
將做了「預定行程以外的事」的實情詳細記錄在行事曆上，說實話會讓人非常沮喪，「唉，我又來了」、「我也太沒用了」。如果不想再重蹈覆轍，就只能「按預定行程進行」。
在我痛下決心歷經一段自我改革之後，就連本性懶散、容易被外界誘惑的我，都能提高自我管理能力，好好工作。
作者/新井直之
本文摘自《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》
責任編輯/任婉鵑
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