自己安排行程,他認為反而可以節省很多時間,尤其現在數位工具發達,好用的數位軟體推陳出新,他帶著手機與iPad,任何地方都是他的辦公室,甚至可以「秒速」處理公事。
員工丟文件過來,他立刻打開螢幕看,用二八原則去思考它的重要性,然後用手指滑動螢幕,把它們歸類到不同屬性的資料夾裡。例如,不緊急的文件,就先放在草稿夾當中,等有空檔再處理;如果是重要又急迫的,他當下就改好,再回傳到員工信箱,一氣呵成。
年度目標設定、客戶管理都能用:釐清明年該做什麼事、找出潛力客戶
二八法則,也可以運用在年度目標設定上,尤其疫情衝擊各產業,公司各部門也因此產生新的工作,事情變得多如牛毛,更需要篩選優先順序。
「首先,你要把疫情當作已經回不去的狀態,把它當成常態,在這常態下,你該做什麼事?現在就要開始列出來。」他說。例如,因疫情無法拜訪客戶,應該要做哪些事情來替代、公司花錢的優先順序等。(延伸閱讀:10年等到美國大牌點頭嫁,跑步機老廠狂賺4倍!全球健身器材前3強岱宇,以退為進購併法)
隨著年關將近,各公司都在進行年度目標設定,他會先請各部門自己去羅列討論該部門明年要做的事情,例如因應遠距工作需要增添哪些設備?改變哪些作業系統?增加或是裁撤哪些事物,都先用二八法則來篩選,再彙總到他這裡,然後大家一起坐下來用二八法則,決定最優先的事。
「如果一次二八篩選還不夠,就再二八一次,最後就能聚焦。」他說。
此外,在客戶經營上,很多人只看過去交易紀錄,依據購買金額或是淨利大小,乍看是按二八法則來篩選重要客戶,卻反而忽略潛力客戶。
他的方式是,先弄清潛力客戶定義,再用二八篩選。
「基本上,只要看客戶的資本額及營業額,加上與自己產品的交集度,以及客戶在該領域地位,就能夠判斷潛力。」他舉例,客戶資本額大表示可以做很多生意;資本額不大但營業額大,表示信用好;又或者,資本額與營業額都大,代表有大量購買產品或是原料的需求,都是潛力客戶。
對於既有客戶,如何應用二八法則管理?他會依照客戶過去的貢獻度,例如營業額、毛利、淨利或是特殊貢獻,加上未來潛力,將客戶分為A、B、C級。對於占據80%貢獻度的20% A級客戶,他會派遣優秀的業務人員做專人服務,因為他們是公司的衣食父母;另外的80%客戶,他會按照潛力客戶定義,再用二八法則篩選一次,找出重點潛力客戶、重新經營,如此一來,整體績效就能提升。