必須注意的是那些不急但是重要的工作，他們通常是非常重要，但是期限可能沒有那麼近、而我們的惰性可能會讓我們一不小心一拖再拖，最後壓死線，進而讓他惡化成第一順位的工作；而緊急但不重要的事情，通常指的是客戶請你回信或是回電等等，這之中有不少其實看似很重要，但有可能只不過是一些無聊的交際應酬罷了。
而不及但重要的工作還可以分為「能夠交付給別人去做」以及「必須親自完成」這兩種，如果可以交付給別人去做，也要注意截止期限，例如五天後要繳交的報告書，建議在交付給別人做時先告知對方為三天後就要繳交，如此即便對方來不及完成，你也還有兩天的時間可以來做調整。
６、花一分鐘寫待辦清單
在辦公桌上放一本行事曆，每天下班前寫下明天的待辦事項，以及當天沒做完隔天要繼續做的事情。隔天早上到公司的第一件事就是瀏覽待辦清單，並且補足之後想到的新事項。這麼做的用意在於減少「忘記做」的發生，而完成一項工作時就用紅筆將條目劃掉的瞬間，也會很有成就感的啊。
７、花一分鐘清楚了解目的再行動
當上司指派工作下來時，與其急著開始動手，不如先花時間了解目的。
例如當上司讓你複印文件時，不妨花個一分鐘向上司了解這份文件是要用部門內部開會用？還是是要派發給客戶用？不同目的可能會需要不同的處理方式，即便可能會被上司當作問題很多，但是像這樣「謹慎思考後再行動」的習慣，久而久之也會讓上司反而對你刮目相看。
８、花一分鐘寫筆記本紀錄
商務人士經常需要寫行事曆或是記事本，然而在筆記這些重要事項之上，頂多花一分鐘來紀錄就夠了。
善用縮寫與記號，讓記事本簡單明瞭，把握「簡單、整齊、單純」的原則，筆記本是給你一個人看得，不是要傳閱全公司，何必花一堆時間寫成詞藻華麗又精美的萬言書呢？
只要從緊湊的時間裡面抽出這幾分鐘，你就能夠以更短的時間、更少的力氣來完成一樣工作。從今天起就試著改善你的工作計畫，找到屬於你的工作方法吧！
本文經授權取材自時報出版《1分鐘高效工作術：6種一分鐘思維與71項實戰心法，讓你工作提速、業績超標、下班準時！》
