你得決定你要善用多短的單位時間，只要碰到這種小空檔就好好把握，拿來處理待做清單上的事項。
你愈是成功，善用的單位時間訂得愈短。如果你底下有很多部屬，要做很多決策，你的單位時間也許是1 分鐘。你也可以訂得長一點，但如果訂超過15 分鐘就不具多大好處。
如果你從來不曾嚴守一套時間計畫來走（或者老是無法貫徹），你絕對覺得這個做法很嚴苛。我們可以理解這種反應，也不會跟你說要做到根本是輕而易舉，可是一旦你試著利用三不五時出現的短暫空檔，很快就會大有成果。你設定「空檔時間」長短時要設得聰明。如果你沒用過這套做法，設定為5 分鐘以下會適得其反，不如先設為15 分鐘，先取得些小成功。如果你連續三個月有九成時間確實善用每個15分鐘的空檔，你可以調低為12分鐘左右。
你公司裡絕對有同事老是工作到很晚，別人都回家很久了你卻還留在公司裡，甚至你就是那個最晚走的人。我們不是在貶低認真工作的價值，但如果你能善用零碎時間，將花更少時間做完更多工作，提高不少效率，提早完成任務，有辦法花更多時間陪伴重要對象，贏得生命中比工作更重要的事情。你該看重的不是要花多少時間做事，而是做得更有成效。
排定關鍵重點
當你開始靠善用空檔來提升幹勁，你大概會思考該拿這些時間處理什麼事項。明白地說，我們希望你別等空檔出現才思考該做什麼，而是儘早做好規劃。
善用空檔很簡單。當你有些額外時間，問自己能趁這段時間做哪件最重要的事項。這類事項不在「要事清單」上，而是其他可以做的重要事項。
多數人這時會查看待做清單，選最輕鬆容易的一件事來做。可惜這違反優先順序的原則。切記，重點不是做好每件事，而是做好最重要的事。當空檔時間出現，你不要挑最無關緊要的事來做，而是挑在這段時間能處理的最重要事項。
空檔時間的利用效率直接關乎你是如何做選擇及排定優先順序。如果你做得好，你像是擬好戰術的美式足球聯盟球隊，在重要賽事之前妥善做足一週的練習；如果你做得不好，你像是跟球員說週日有比賽，卻沒說出比賽對手、比賽地點或比賽時段，隊員只能手忙腳亂臨場發揮。
我們要求講座學員訂出具體的計畫，他們學習到把優先事項分成「大項目事項」與「小項目事項」。大項目事項是各分類本身，例如：開發新客戶、收發電子郵件、撰寫計畫書，還有跟客戶碰面。
我們認為有生產力的行為可以分成兩大類：一類是短程見效行為（立刻就有成果），一類是長程見效行為（日後能持續回收成果）。
多數商界人士把注意力放在短程見效行為，容易忽略長程見效行為。絕頂成功人士則明白每天不僅要留意短程見效行為，還要關注長程見效行為。
