想一下生活中的各種情境，哪些對你有利的，又受限於哪些？想在不同的環境下提升工作效率，首先，要建立基本概念，理解不同的情境會產生什麼影響，進而在這些情境下，找出能做、應該做的事。
最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序，來決定當下要做什麼。但這種方式並不理想，因為優先順序其實是一種二分法，代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業，按照順序處理應該沒什麼問題。然而，現代的工作就不同了，訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去，有時候資訊內容還會彼此衝突。
待辦事項總是亂序到達，根據情境列出優先
因此，最好的做法是，根據當下的情境，先挑出可以執行的工作，並在所有可以執行的事項中，再決定要做什麼。養成這項習慣後，就能根據情境選擇要做的事，你將從有效率（妥善運用資源）變得有效能（達成目標）。它可以幫你更加善用時間，不管是時間充裕或情況緊急時，都能適當的應對。
什麼環境，適合什麼工作，列出來
回溯到二○○○年代，用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」（Context）。對大多數人而言，那時的電腦就是放在桌上，「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源，就能定義出各項環境。以下是從二○○六年開始，我會工作的各種環境：家裡、電腦前、電話中、咖啡廳、圖書館、超市、書店、公車上、火車上。
如今，這個分類已經失效了。有時候，我只能在咖啡廳待十分鐘，但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館，上午能非常專注，但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。
更何況，科技也模糊了虛、實體的界線，像即使在火車上，還是能像以前坐在辦公桌前一樣，用智慧型手機，就能直接採買每週補充一次的日用品；在公車上能發送郵件，或在健身房聽有聲書。假如你願意，甚至可以在泡澡時參加視訊會議！
當這些界線一一被打破後，這些情境還值得定義嗎？我反倒相信，環境比起從前更加重要了，因為能做的工作變得越來越含糊，就更需要清楚的區分，才會知道什麼時候更適合做什麼工作。
雖然科技的威力越來越強、也越來越友善，我們卻要更拚命的工作、工時更長、方法更愚蠢。所以，清楚的區分出當下的情境，知道自己是「不，我不應該現在做這件事」，而不是「不，我沒辦法做這件事」。它會歷經兩個階段的決策：
1. 認知情境。意思是去仔細檢視生活中的各種狀況，藉此定義出自己所處的環境，正確理解這些環境如何影響工作。
