科技時代降臨，電子郵件已經可說是人與人最基本的聯絡方式，但對許多人來說，面對多又雜的資訊，要整理電子郵件可說是場災難，交給你一些管理電子郵件基本的小撇步！
一、高估電子郵件的可靠性
整理管道時，我以「重要度」和「流量」作為標準，來決定查看不同管道的頻率。你會發現我漏了一種：也就是會收到大量重要又急迫訊息的管道。
有這種情況發生時，表示這個管道很難管理，而電子郵件最常發生這種情況，但今日電子郵件已成為工作中的主要溝通方式。也就是說，重要的訊息常常和雜訊、閒聊等信件混在一起、大量湧入。該怎麼有效運用這個管道？
‧ 過濾郵件
分類出來自重要人士的訊息，再刪除其他垃圾郵件。
‧ 分流
鼓勵親戚、朋友、同事和客戶需要你立即回覆時，用簡訊或電話來聯絡。事先告訴他：「用電子郵件聯絡，得不到立即回覆。」
雖然，這兩個小訣竅不能解決濫發電子郵件的根本問題，而且就算你發展出一套個人的收發習慣，其他人也不會因此配合。不過，這個方式能讓你決定，哪些優先訊息能干擾你的工作。
另外，別忘了教育你的朋友、客戶和同事，根據訊息的重要性選擇發送管道。這看似在打一場必敗的仗，但絕對值得努力（因為只要你繼續拖延回覆，他們多半會換個發送管道）。
二、處理電子郵件是一種裝忙
電子郵件衍生出的第二個問題，也是最大的問題：它相當誘人。一直盯著收件匣，等待新的震撼消息，常讓人誤以為這也是在工作。這件事沒什麼挑戰性，也不需要什麼思考，卻能讓人感到正向和滿足，即使只是回覆了一封毫無意義的郵件，也像完成了一項工作。這種裝忙的感覺相當於小孩子心愛的睡眠毯子：有安撫作用，卻沒有實質效用。
三、收件匣只分未讀和已讀，模糊不清
你是否也發現，收件匣裡常常有些看過主旨一眼，但實際上卻未讀的信件？多數情況下，電子郵件似乎變成一種粗略的工作清單，但多數信件的主旨模糊沒辦法一眼就分辨出這封信是否已經讀過、已經處理過，或它是不是關於十萬火急的事。
此時，可以運用「二分鐘原理」。假設某項任務不用二分鐘就能處理掉，就立即動手。根據這項原則，先把不重要的電子郵件刪除或存檔，只處理立即回覆即可的郵件。如果有較花時間和費事的郵件，就把待辦清單找出來，寫下未來要回覆的時間。
要是過去幾週、幾個月，甚至幾年下來，有上百或上千封未讀郵件，該怎麼辦？先檢查一遍存放超過一個月左右的信件，也許還能從中找到非常重要的信，把它們從收件匣移走、存檔。日期比較近的，但也躺了好幾天的郵件，就針對看起來重要的訊息，詢問寄件者是否還需要回覆。假如寄件者又回信給你，它就變成一則新訊息，可以重新開始處理。這樣下來，擺超過一個月的電子郵件應該都殺光了。
作者介紹｜班‧以利亞
目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司，克服了工作效率過低的難題後，開始到各大企業擔任講師，幫助人們在資訊龐雜的世界，與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。｜
本文經授權轉載自大是文化《待辦事項這樣列，工作當場完成一半：只花兩分鐘、用五個詞，裝忙整理清單，你再也不會被「沒做完」追殺》
