事實上，程式設計師如果真的進去開會，往往不用一個小時，就會嚇得逃出來，因為這所謂的「決策發想過程」，實在是過於幼稚以及浪費時間。
這樣的情形，在許多的網路、傳統公司裡面大量的發生。
而這根本的原因，就是許多人錯誤的以為「會議，真的就是拿來開的」。
不，真正有效的開會，是必須在會議前就先形成可靠的可能方案，開會只是用來表決的。
那就意味著，工作者在開會前，必須嚴肅的去思考，這個會到底要達成什麼目的？以及就自己的認知，可能的選項又有哪些？於是，會議只是會來表決出需要的結果。
具體化會議目標
開會的效率如此的低效，還有一個原因，就是會議的目的不清晰。
比如說，會議的標題可能是這樣的：
改版新的商店頁面
提高用戶留存率
推出一個新產品
這樣的主旨看起來似乎沒什麼問題。但實際上都隱藏著類似的訊息缺失：
改版新的商店頁面：
為什麼要改版？在幾天之內要完成改版？現有商店頁面有什麼顯著的缺陷？
提高用戶留存率：
為什麼要提高用戶留存率？我們要提高多少比率？
推出一個新產品：
幾天之內要推出？目的又是為什麼？我們目標營收又是多少？
加上了這些目標上的「限制」與「KPI」。
你會發現這個會議才能「有效的被準備」、「有效的產出成果」。
而不是大家在開會時，雙手空空，腦袋空空的就直接在空中畫餅，互相浪費對方時間。
特別是在遠距時，視訊會議搶麥克風的情況會非常嚴重。正常會議，稍微插嘴還不是什麼問題。在視訊會議中，有時候因為網路關係，甚至完整的表達一個可行方案，都會受到網路輕微不穩干擾。
所以事先準備，具體化目標這件事，就顯得格外的重要。
限制會議在 30分鐘之內，且要有具體結果
一個有效的長會議，建議嚴格設定，不要超過 30分鐘。
超過 30分鐘，很多時候基本上都是無效的討論，大家的注意力會開始渙散。
另外如果真要使用投影片，不可以超過 10張。
知名電商龍頭 Amazon的老闆 Bezos，甚至是在會議上禁止大家使用 PPT的，而是要大家使用備忘錄。 Bezos要求員工在開會時，要先閱讀一份包含主旨、完整句子及敘事架構等約 6頁的備忘錄，接著所有人再一起討論會議的主題。
這樣的方法，才是節約大家精力，提高溝通效率的高效法門。一般來說，我自己是完全不參與 30分鐘以上的長會。
建立會議模板，提升會議效率
另外，我們甚至會對每一種會整理成會議模版。
每一種會應該準備、討論什麼問題，問題該如何分析，該怎麼跟進該議題，什麼時候應該出結果等等，都有明確的規定，就能提高開會的效率。
這是我們內部法務會議的模版。
作者介紹│Xdite鄭伊廷
14 年程序員、8 年創業者。世界等級黑客松首獎得主。
多本暢銷書作者。
1、Growth Hack 這樣做
台灣 2016 金書獎
PCuSER/創意市集出版社, 2016
2、閃電式開發
PCuSER/創意市集, 2019
3、打造超人大腦
商周出版社, 2019
4、遠距工作這樣做
PCuSER/創意市集,2020
本文經授權轉載自創意市集《遠距工作這樣做：所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡》(原標題：會議不是拿來開，是來決議與表決的 )
責任編輯／連珮妤
