編按：Email信箱已成為現代人日常生活、職場往來不可或缺的溝通工具，尤其在職場中，Email的寫法和禮儀顯得尤為重要。有效且得體的Email不僅能提高職場形象，還能不失禮、避免不必要的誤解或衝突，在撰寫職場Email時，語法、稱謂及格式也要謹慎處理，寫得冗長有禮，其實不一定禮貌。
「忍不住愈寫愈長……」這樣解決
收信時最令我感到困擾的，就是收到鋪陳過長的電子郵件。
每次看信我都是從頭看起，有些信件不管我看了多久，依然搞不清楚來信者所言何事。只見信上洋洋灑灑地寫著感謝的詞句、當天的天氣，甚至還有關心我身體狀況的內容，直到最後，我才終於搞懂對方「原來主要是講這件事啊！」
鋪陳冗長的主因有二，其一，單純寫得過於禮貌，這應該是寄件人顧慮到不可失禮，認為彬彬有禮的寫法才屬美德的想法所致。至於另一個原因，則是因為內容實在難以下筆，為了找藉口推託，導致鋪陳變得冗長。
若將兩種原因相比，後者較容易有所自覺。通常他們都會心想：「真傷腦筋耶！」、「該怎麼寫，對方才能理解我的難處啊！」等，絞盡腦汁地苦思內容，最後則是反省：「啊，原來已經寫成長篇大論了。」同時按下「寄出」鍵。
除此之外，有時還會以曖昧不明的寫法，自我感覺良好地認為「這樣對方應該能了解我的心情了吧！」針對這種狀況，我將於後面的章節中說明。
寫得冗長有禮，最沒有禮貌
在此，我想先談談沒有自覺、寫法太過彬彬有禮，結果導致鋪陳冗長的例子。不過，這種狀況也能利用4句模式加以改善。面試自我介紹怎麼說？老闆聽到「1句話」絕不錄用！學歷再高、能力再好也沒用更多文章
【事例2】鋪陳過長的商業電子郵件
大家好。
十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。
會議進行了很長的時間，也出現多次熱烈的討論。
就對策委員會而言，看到各位對此議題如此高度關注，安心了不少。
今後本會擬持續觀察市場動向，並一邊與各位進行商討。希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時……公司各個部門都能協助收集相關資訊。
此外，公司收到了大量投稿。
因此，對策委員會打算針對這些稿件各自的條件及優缺點進行匯總，並於下次七月九日（五）的對策會議中提出報告。
希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢，將此視為全新的事業契機，並且踴躍出席下次的會議。
七月一日
電子書對策委員會
以往這類同時分發給「各部門相關人員」的書面文件，都是寫在紙本上，而為求文章體面，或許需要寫出相當份量的篇幅。不過時至今日，許多公司內部文件幾乎都是使用電子郵件，正因如此，商業場合中的資訊發送頻率大增，而且內容變得簡短扼要。
