「你應該知道的是:一位經理人,不論他的職能或活動是什麼,也不論他的職階或地位是什麼,總是得做一些和工作無關的事。把科學管理的系統分析方法應用在分析經理人的工作上,區分出經理人特有的工作,如此經理人便可改善他們在每一個構成活動中的績效。」
多數經理人把大部分時間花在「非管理」工作上。業務經理做統計分析或安撫重要客戶;領班修理工具或填寫生產報告;製造部門經理設計新廠配置平面或測試新原料;公司總裁審核銀行貸款細節或進行重大合約談判,或花幾個鐘頭主持晚宴表揚資深員工。這些都附屬於某個特定功能,統統都是必要且必須做得很完善的事務。
一位經理人,不論他的職能或活動是什麼,也不論他的職階或地位是什麼,總是得做一些和工作無關的事。所有經理人的工作當中有相同的,也有獨特的,我們可以把科學管理的系統分析方法應用在分析經理人的工作上,區分出經理人特有的工作,把他做的工作區分到公司各個運作部分,如此經理人便可改善他們在每一個構成活動中的績效。
經理人的工作基本有五項,這五項資源可以整合為一個成長機制。
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設定目標。經理人決定應該有哪些目標、每個目標的目的何在、做哪些事方能達成目標,然後和相關人員溝通,以達成目標。
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組織安排。經理人分析必要的活動、決策與關係,將工作分類,分解成各項可管理的活動,再把這些活動分解成各項可管理的職務,最後將這些分項與職務組合成一個組織結構,並挑選人員管理這些分項及必須完成的職務。
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激勵與溝通。經理人帶動各有所司的人員團隊合作,途徑與方法包括透過各種實務;透過自己和共事者之間的關係;透過酬勞、工作安排、晉升等人力資源決策;透過和下屬、長官及同儕間持續的雙向溝通。
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評量。經理人必須建立評量標準(很少有比企業及個別人員績效更重要的要素了)。在經理人眼中,人員的評量應該同時著重他對組織整體績效的貢獻,以及他個人的工作,並藉此幫助他改善工作。經理人分析、評鑑、詮釋績效,和其他工作領域一樣,他必須和下屬、長官及同儕溝通評量標準、方法,以及評量結果代表的意義。
- 培育人才,包括他自己。
前述這五個基本工作,每一個都可再區分成次範疇,而且每一個次範疇都可以專書討論。此外,這五個基本工作範疇,每一個都需要不同的特質與條件。
例如,設定目標牽涉到「平衡」的問題。目標的設定必須在企業成果與個人信守原則之間取得平衡;必須在公司眼前與未來需求之間取得平衡;必須在渴望的成果與現實的實力之間取得平衡。因此,設定目標顯然需要分析與綜合能力。