「你應該知道的是：為了盡快回應顧客需求，要求員工立即回覆電子郵件，反而會拖延其工作效率。作者指出，主管應設立團隊的『禁止回信時間』，讓員工在特定時段內能專心辦公。」
立即回覆電子郵件，反而降低團隊工作效率
當上主管後，接收的郵件數量自然也會增加。跟其他部門的交流一定會變得頻繁，還要接收部屬的郵件和副本。有些人可能一天要收幾十封，甚至幾百封郵件。
不少人認為收到郵件要盡快回覆才行。
過去我剛當上業務經理時，也以「努力取悅客戶，比其他單位更快回應」為目標，要求自己馬上回信。可是，整天忙著回覆郵件根本沒時間工作。
有一天，我跟部屬A約好下午三點會談。到了約定的時間，我叫A來談話。A起身的那瞬間，發現T公司傳來的公事郵件。A請我稍等五分鐘，等他回完信就會過來。
然而，我等了十幾分鐘A都沒過來。最後我不耐煩直接跑去叫人，A說那間公司的負責業務問了一些較為繁瑣的問題，因此回覆特別花時間。
我率領的團隊以「盡快回應客戶要求」為目標，每個人都很在意自己的電子信箱，不是只有A才那樣。開完會就要確認信箱，吃完午餐也要確認信箱，大家永遠忙著回覆郵件。其中最大的問題是，我們在營業時間幾乎無法處理有建設性的工作，好比製作企畫書或提出企畫方案等。
員工整天都在留意電子郵件，一旦集中力被電子郵件打斷，要恢復原來的專注狀態得花上更多的時間。假設一次回信要花五分鐘，一天確認信箱二十次就要花上一百分鐘。而這種收到郵件就要馬上回覆的病，只會拖延員工的下班時間，降低工作品質和效率。
各位不妨思考一下，電子郵件真的有必要馬上回覆嗎？
以我個人為例，我目前在全國各地舉辦巡迴演講和座談會。座談會通常要花一整天的時間舉行，午休時間我得陪主辦者一起吃飯，根本沒有回覆郵件的時間。我只有早上會確認一次信箱，等到傍晚時再回信。
可是，也沒有人抱怨我太晚回信，而把合作機會讓給其他公司。換句話說，電子郵件沒有馬上回覆的必要。
替團隊設立「禁止回信時間」
能力好的主管會替自己的團隊，設立一個「禁止回信時間」。
所謂的「禁止回信時間」，是在特定的時段內專注處理手邊工作，禁止打郵件、講電話、跟同事交談。員工才能專心坐在辦公桌前，努力從事有建設性的工作。這是參考女性內衣公司黛安芬的政策：努力時段。
此外，最好跟每位成員打聽一下，他們在不同時段會收到多少重要郵件，然後把「禁止回信時間」設定在比較不影響業務的時段。像客服中心這一類的單位，一定要有人負責回覆信件，那麼「禁止回信時間」也可以改成輪班制。
話雖如此，主管常會接到部屬的緊急報告，或是尋求指示的郵件，有時候也確實要馬上應對才行。
這種情況下，請你的部屬儘量打電話給你。用電話下達指示的速度比較快，部屬也比較不會害怕打電話給上司。
作者/吉田幸弘
本文摘自《高效領導者的工作好習慣：真正的強勢管理，來自43個反直覺的關鍵原則》
責任編輯/任婉鵑
◎加入《下班經濟學》粉絲團，給你更多財經資訊
◎訂閱《下班經濟學》YouTube頻道，精彩節目不錯過
