使用PowerPoint 作為簡報的視覺輔助工具時，要透過編輯作業將螢幕字數縮減到最少。投影片只能作為簡報者的輔助工具，而不是促銷工具。你要觀眾到現場做什麼？是要他們聽你簡報？還是讓他們坐在那裡讀投影片的文字、圖表？
如果投影片上有太多的重點符號，就會造成簡報者與觀眾之間的障礙。重點符號會讓簡報氣氛過於僵化，也太正式了。如果觀眾想趕快把那些重點符號看完，他們會因為很吃力而產生挫折感。所以，重點符號的字體大約24級或更大，還要事前站到簡報會場最後一排，瞇著眼睛看一看是否容易閱讀。
接著要讓你看看，倫敦著名的溝通顧問公司的例子。這是不太好的簡報例子，卻是許多簡報常常出現的通病。這項簡報曾經用來做新生意的推銷，而且要求觀眾提供建議，告訴他們有哪些地方可以改善。
投影片（一）
完美酒店主人的基因
★ 與職能治療師合作，藉此發掘最傑出、領有執照者的技術和特色。
★ 根據資料，創造酒店主人的風格，以證明機會既多又廣。
★ 運用消費者研究作為參考資料，讓來酒店消費者可以看見好酒店主人具備的重要特徵。
★ 運用電視名人，將研究帶入生活領域。
★ 領有執照者擔任代言人，並當作個案例子。
投影片常常犯了字滿為患的毛病。簡報者可能說：「我們會與職能治療師合作，找出……。」但在螢幕上只需要提示重點就可以了，正如投影片二所顯示的簡要關鍵字：
投影片（二）
完美酒店主人的基因
★ 與職能治療師合作。
★ 創造酒店主人的風格。
★ 將消費者研究當作參考資料。
★ 聘用電視名人。
★ 任用領有執照的代言人。
事實上，也不一定非要像投影片（二）那樣，也可以做成像投影片（三）那樣簡潔明快：
投影片（三）
完美酒店主人的基因
★ 職能治療師。
★ 個人風格。
★ 消費者研究。
★ 電視名人。
★ 領有執照的代言人。
其實，可以用不同的字體代表重點，觀眾就能一目了然，但要注意，代表重點處的句子必須單獨一行，才能顯示它的重要性。此外還要注意，呈現投影片時觀眾都會先閱讀你要談論的內容，以職能治療師為例，觀眾會因為看到你又討論電視名人而分心，所以要運用一些動畫效果突顯主要重點。也可以讓觀眾先瀏覽簡報的重點有哪些，他們心裡先有個概念，再一一談論。
你可以將投影片（一）當作檔案版本，也可以將投影片（三）印給聽眾。編輯方面若有疑慮，可以運用「T恤測試法」，看看在一件T恤上印多少字較能讓路人看清楚？
作者簡介｜ 尼克．費茲賀伯特
從事公關顧問20多年，服務客戶遍及飲料界、大型媒體公司、行銷公司以及公部門，也是倫敦「魔術圈」（The Magic Circle）會員，致力於將魔術技巧運用於商業簡報。他歸納魔術原則20條，融合公關、行銷專長，並實際運用於各大企業員工的簡報訓練，成效卓著，不但能吸引觀眾目光，更能達成遊說目的，並受到英國廣播公司（BBC）、《衛報》（Guardian）等各大媒體相邀專訪。
本文經授權轉載自時報出版《簡報現場力：Show Time！簡報三分鐘的20個零失敗技巧》
責任編輯/陳憶慈
