抓出來後，不要急著處理這些待辦，先將它們放到統一的收集工具，也就是作者所謂的「收件匣」中。常見的收件匣有以下幾種：
● 實體收件匣：盒子或是其他收納工具。比方說待繳的電費單，就可以先丟進去。
● 紙張與筆記本：像是大家常用的筆記本，便利貼等。可將各類待辦寫下。
● 數位裝置與錄音筆：比方說，我最常用的Evernote就是很方便的數位工具。
● 電子郵件與簡訊：電子郵件的收件匣和手機的簡訊系統等。
當然你還可以使用各式各樣的收件匣工具，幫助自己蒐羅各類事項，但建議不要太多種，不然會害自己不好管理。接下來，我們要開始一一料理這些待辦。
２. 理清
理清的目的是要了解每件事的意義並決定下一步行動。接下來請檢視自己所有的收件匣，一件一件搞清所有待辦的模樣。請跟著以下步驟走：
〔那是什麼？〕 首先要先搞清楚那是什麼？比方說，文件內容是在講什麼？或是，老闆的交辦事項，真正的目標是？
〔是否可以行動？〕 接下問自己是否可以行動？很可能這件事根本不需要做。不需行動的事項可分為以下３種類型。
1. 垃圾：就是個廢物，扔了它吧。
2. 日後 （孵化事項）：現在沒必要做，但之後可能會需要執行。
3. 可用的資訊 （參考資料）：有用的資訊，之後可能會派上用場。
如果是可行動的事項，那接下來就要問自己：下一步行動是什麼？有以下３種選項：
1. 立即執行：作者建議，如果２分鐘內就可以搞定，那就馬上做吧，不要拖了！
2. 委託他人：如果要花２分鐘以上，可以想想：我是適合執行的人嗎？是否可以找更洽當的人來做這件事？
3. 延遲處理：如果需要花２分鐘以上，且非自己做不可，那就要將它記下，準備之後要來執行。
完成這步驟，你手中應該會有許多「待處理」的事項。接下來，我們要來整頓它們一下。
３. 整理
所謂整理，就是讓所有事物都就定位，準備被執行。那具體要怎麼做呢？作者認為關鍵就是要有好的儲存系統，可以妥善得追蹤和管理事項。可以分成以下三個類別：
〔一、專案系統〕：
所謂的專案，指的是１年內須採取不只一項行動，才能達成預期成果的任務。可以藉由專案清單和支援資料來輔助執行。
1. 專案清單：建立一個總表清單，方便檢視所有專案。比方說想考到多益金色證書，或是想寫一本書，都可以寫到專案清單中。
2. 專案支援資料 ：專案本身會累積很多相關資訊，所以需要一個保存系統，幫助自己在執行專案時可以隨時方便查找。
〔二、下一步行動〕：
下一步行動指的是無法在２分鐘內快速做完，必須先延遲追蹤，再執行的任務。可以藉由行事曆和下一步行動清單來追蹤、執行。
