另一方面，來看看第二個例子，深入探究每一個段落的功能的話，就會發現其實這是一篇極具機能架構的文章。
〈例二的機能架構〉
一、道歉
二、從對方角度來看事情
三、積極地承認錯誤
四、探究原因
五、規劃未來對策
六、提出補償方案
七、再次道歉
雖然區分成了七個段落，不過每一個段落確實都有達到該段落應有的功能。除去最後的結尾，每一個段落的功能都不重複。而且，段落與段落之間採用的排序，使文章功能發揮了最大的效用。因此，通篇文章毫無贅語，是一篇非常用心且能達到成效的文章。
到底該怎麼樣做才能夠寫出這種結構完整且能達到成效的文章呢？第一步，便是要思考自己所寫的文章中，每一個段落各自該有些什麼樣的功能。請試著以條列式的方式把功能寫下來，你就會明確了解到哪些地方是重複的、哪些地方是不足的。
透過條列的方式，你應該能漸漸看清自己的邏輯架構，比如「我好像只有一直不停地在道歉」、「我老是在說自己的事，那些描述我心情的段落真是亂七八糟地多」、「另外，原因也調查清楚了，原來我對自己的論述觀點有飄移不定的壞習慣」等。
第二步，在開始動筆寫文章之前，試著自己親自去將每個段落的功能結構，從零開始組合起來，而且必須事先想像最後的結果。如果不習慣這項作業的話，或許會覺得又困難又麻煩。然而，如果能夠每一次每一次地去訓練自己思考這些問題，如「為了達到目標結果，哪些是必要的條件」、「那麼，要如何來排列這些條件的先後順序」的話，就可以自然而然地在心中描繪出文章該有的要素與整體結構。就像以下這個開始學會整合文章架構的例子：「欸，要把我看電影的感想寫給朋友，首先是要寫我的感覺對吧。然後再回覆那封上次朋友轉發給我的感想，然後……接下來呢？」
提出問題、調整看事情的角度、積極思考，這一連串的流程不僅適用於道歉文，對於書寫各種不同種類的文章都是不可或缺的步驟。再次強調，重要的是要自己思考。
道歉文要達到的效果與必要條件
那麼接下來，讓我們一起來細部分析，要寫好一篇道歉文必須具備哪些條件。最先必須要考慮到的，是道歉之後要做些什麼，也就是說務必要先考量到希望達成的結果。
●道歉後就解決了？
●給一個自己能夠接受的道歉方式？
●道歉後獲得對方原諒？
●想要修補因自己的失誤而造成對方的損失？
由於這一題沒有正確解答，因此必須要按照每一個不同的情境，去思考自己所想要的結果。只不過，如果只有上述其中的一個結果的話，仍然有些地方顯得不足。
應該很少人會覺得僅靠一個道歉就能了事，但卻有很多人認為獲得對方原諒就是道歉的終極目標。若是只把獲得原諒當成最終目標，不論錯誤輕重，當遇到對方很善良時，這個目標或許很容易達成。又或者，當對方始終不原諒自己時，可能自己還會反過來怨恨對方也說不定。
