最後終於寫好一篇自己也認同的文章時，便了解到其中的核心概念：「啊啊，原來如此！我在這邊也有做不對的地方。」這個瞬間使我充滿了力量。
在有了多次經驗後，我的道歉信自然而然地開始形成一套自己的格式。
接下來，我會將這套格式當作道歉文的範本或大綱，來為各位做介紹。實際上，在開頭的第二個例子，便是按照這套邏輯架構所寫出來的文章。
〈道歉信範本：大綱〉
道歉在職場上，經常會使用到「深感抱歉」這句話。道歉信的第一步，用向對方深深一鞠躬的心情，誠摯地跟對方道歉。
從對方角度來看：在這個階段，要徹徹底底地站在對方的立場來看。從對方的視野、對方的狀態、對方的優先順序來看這件事情的話，會是怎麼樣的情形？盡可能去想像對方受到了哪些困擾、心境如何變化，並且具體地將其寫出來。
積極認錯：給對方帶來不便、使對方蒙受損失這件事，毫無疑問地，必須要積極承認自己的錯誤。
查明原因：為什麼會發生這樣的事情呢？應該冷靜地從各面向來分析原因。只不過，在最後要寫成文章時，僅保留「由於自己本身的哪一種疏忽、能力不足而造成問題」的這種觀點來書寫，其餘部分捨棄即可。這邊必須注意，要再次審視文章做自我檢查，不要把藉口或自己的情況寫得太過冗長，也不要把原因美化得合情合理。
表達未來要做的修正：為了不要再發生一樣的事情，要做哪些事、要怎麼改變？不是光只有喊口號，要具體地寫出何時、何人、做何事、有何改變等。並且確實自我檢查，如這些改變是否有效防止錯誤發生、或事情發生時能否負起責任等。
表達該如何補償：寫下該如何彌補對方所蒙受的損失，不僅僅只看到眼前能馬上補償的事物，要以宏遠的眼光來看，並且從「讓未來職涯以及與對方的關係更好」的觀點去思考，寫下自己真正能夠做到的事情。希望各位可以在此處多花一些功夫、發揮創意。
道歉信中，絕對不要提到任何其他要求，連季節的問候也不需要。
由於是寫道歉文，因此不能廢話連篇，但是要注意不要讓對方產生不愉快或是不開心的心情。如果能夠讓對方在閱讀之後，留下正向、爽朗的心情，是再好不過的了。
升級重點 道歉文的第一人稱
道歉文中的「第一人稱」，請注意不要使用我們、敝人、敝公司等用語，一致以「我」來代表就可以了，因為是「我所做的事情」。
你現在正在寫哪一種道歉信呢？我認為，不單單侷限於道歉信，當你能夠寫出自己認同且能傳達給他人的文章內容時，在那背後一定有你獨特的完整思考模式。把那套思考模式留下來當範本，是很不錯的方式。
把能獲得成功經驗的邏輯架構保留下來，當你再次遇到難題而手足無措時、需要快速的溝通模式時，這些都能夠成為一個明確的路標，為你指引出正確的方向。
作者介紹｜ 山田紫霓
文章寫作教育家、作家、慶應義塾大學特聘講師。曾任倍樂生論說文寫作雜誌主編達16年，為培養高中生的思考力與寫作力不遺餘力。後獨立創業，於各大學、企業從事文章表現力、思考力、演講力的教育工作。著有《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》、《為什麼你說的故事「沒有用」》（暫譯）等書。網路專欄「大人的論說文教室。」連載中。
本文經授權轉載自方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術：透過自我提問，找到切入觀點。沒靈感時，這樣寫就對了！》（原標題：道歉文—懂得彎腰，站得更高）
責任編輯/陳怡蓁
