人生還有另一個大誤解，就是以為我們可以「管理時間」。
舉我最近的例子來說，為寫書趕稿是一件很煎熬的事，就算每天懷著抱歉的心，卻也無法呼喚出文思泉湧的筆。現在你看到的這本書，在經歷數次拖稿與更改期限後終於訂立一個最後的時間表：我在僅剩兩週的期限，自己用小目標取代大目標，規定自己每天該完成多少字、多少章節，完美的做好計劃。
可惜，最後還是輸給那句話：「計劃永遠趕不上變化。」所以我總說：「時間，從不歸任何人管。」
當時我的身體出現一點小狀況，發生臨時需要動個小手術的意外，我心裡還想說太好了，因為平常在家雜事很多，總是阻礙我寫書的進度 ; 既然有機會待在醫院，安靜的病房是個絕佳的趕稿環境，一定可以讓我展現前所未有的爆發力，把原本缺交的進度一次補上。
然而，一切擺明了就是我「想太多」。手術過後我處於昏昏欲睡的狀態，掛著的點滴在未得到醫生許可前無法拔除，就算自己覺得只是小手術、術後就能生龍活虎，但實際情況就是只能躺在病床上樣樣不方便。
人生總是有太多意外，讓我們眼睜睜看著時間流逝，什麼也沒辦法做。說得好聽是我們可以做「時間管理」，但其實面對時間，充其量我們只能想著如何好好利用。
想著要如何「管時間」，不如來好好想要如何「用時間」吧。這和花錢的道理有點像，你自以為有一千元可以花，東扣西減的，真的到手上能花的就只剩七百元；我們以為還有兩個星期可以用，除去那些總是不明原因流逝的時間，真正能落實進度的時間所剩無幾。
時間總是自顧自的往前，自顧自的消失，完美的計劃比不上養成良好的做事習慣。若我們願意先承認時間從不歸我們管，我們才能真正面對時間從來不夠用，所以需要的不是管理，是取捨。
學會「善用時間」的法則
「善用時間」更優於「管理時間」，這個方法特別適合認知自己時間永遠不夠用，又經常面對變化多端環境的人。如果你總是發生計劃趕不上變化的事情，又想要投入的時間都有較高報酬或產出，可以試試看這個方法。這項方法的前提就是我們都同意，事情永遠做不完，也或許沒必要全部都做完，所以動態排列並調整優先順序，以80／20法則為操作核心。
所謂80／20法則，最早由義大利經濟學者帕列托（Vilfredo Pareto）發現。他在研究十九世紀英國人財富分配時發現，大部分的財富流向少數人的手裡，也就是百分之二十的人擁有了百分之八十的財富，後來就被稱做80／20法則。
在大多數人所做的努力中，百分之八十的付出僅僅能帶來百分之二十的結果，這種現象可以說是無處不在；換句話說，所謂「一分耕耘，一分收穫」並不能解釋現實中的大部分情況，所以如果要運用在善用時間上，具體的做法是什麼？
時間管理5步驟，達到目標一點也不難
1.想清楚再做，用對的方式做對的事情：
要開始做任何事情之前，盡量先把前因後果弄清楚，第一次就想辦法做好。在前面「三明治主管」這章中有說到如何「教出好幫手」，基本工作五字訣「判，懂，會，報，管」，其中的「懂」就是搞清楚內容。
如果是要分工給別人做，寧願花時間把事情交代完整，確認分工的對象清楚目標和做法，把時間運用在「想清楚如何做」和「交代好怎麼做」節省自己和別人的時間就是最大的禮貌。
2.主動去做，被動等待就是浪費時間：
如果有人說：「等我確認了再和你連絡。」那請你禮貌的問對方，如果沒收到連絡是否在某某時間可以再確認？或許會有很官僚或不耐煩的人不願給承諾，但自己的時間表自己掌握度高一點，總會比每件事都被人拖著要好得多。
常遇到有同事拖延了工作，一問之下，才知道是別人的拖延耽誤了他，這種永遠都在「等」的難題，常需要拿出「上游思維」，老想著是別人的責任，終究不是辦法，或許主動協助上游解決問題才能更節省自己的時間。
3.找出重要的事情做，別在瑣事上鑽牛角尖：
人生不會因為你把事情做完而變順利，依據事情多寡決定以週為單位，或是二至三天為單位，甚至事情多時以一天為單位，決定出該好好做、認真做、投注心力做的事一到兩件，其他事或許有做就好，重要的事可以輪著來，但不用一起來。每樣都想滿分，就是樣樣不及格；每段時間中都做最重要的事，時間久了就樣樣都輪到，平均來說成果不會太差。
4.遠離社交軟體：
剛好有時間，不用想什麼原本計劃之類的，把最近時間內最重要的事趕快拿出來做，短暫遠離手機及社群工具。我曾經為了專注工作把手機放一旁，竟一轉眼發現五通郭台銘先生的未接來電。
所以大家要這樣做之前，也得先注意例如家人、小孩或重要人士的連繫是否不漏接，避免發生想像不到的意外。
5.把休息也列入輪值的重要事項中：
就算再好的安排，也不可能完美，記得把休息和家人相處的事也排入輪值的重要事項中，畢竟最好的充電，就是我們知道自己和所愛的人都是一直保持著連繫。
時間不歸我們管，但我們可以盡量好好用，而那些不受控制就這樣流逝的時間，也不用太擔心或太懊惱，就算時間因為發呆、耍廢、逃避而流逝也沒關係，這些原本就是用來調節人生的洩氣閥，因為永遠充滿氣的氣球會有爆炸的危險。
把能用的時間拿來做重要的事，多一點時間就多做一點，時間有限就少做一點，不用在意每樣事情能不能都做完 ; 輪流做，長期下來時間紅利就會給你很大的回饋，這是我在這幾年才感受到的一種心流狀態。
作者介紹｜劉宥彤（Amanda Liu）
目前為永齡基金會執行長、台灣新創競技場（Taiwan Startup Stadium）共同創辦人、吉品養生共同創辦人、科技部創新創業激勵計劃FITI評審總召集人，並投資多家新創公司，涵括食品、科技、新媒體及品牌行銷等。
2020年起投入內容經營，包括「大大讀書」導師說書，開立Podcast「學一件事」並成為百大排行節目，亦擔任電視與網路大型知識型綜藝節目《誰語爭鋒》節目導師。專長領域為職場輔導、創新創業、品牌行銷、公關及危機處理、非營利組織及社會企業運營等。
本文經授權轉載自遠流出版《人生賽道，勇敢試也要勇敢放棄》（原標題：我們可以管理時間嗎？）
責任編輯／林俐
