市面上的時間管理的書籍玲瑯滿目,而網路上也充斥著許多關於時間管理的文章傳授各類小技巧,但往往讓人反而不知從何下手,看了就頭昏。有沒有一本書可以手把手,一步步地帶著讀者建立出自己的管理系統呢?
有的!今天要談的這本《早上最重要的3件事》就是本相當適合初學者實作的時間管理書籍。作者張永錫是台灣知名的時間管理講師,曾向美國時間管理大師大衛‧艾倫(《搞定》的作者)學習GTD時間管理系統。
本書分成三大部分,分別講述三個重要的習慣:吃青蛙、清空收件匣與重開機 ; 而在這三個習慣下面,又分別各有十天的操作練習,總共三十天。只要跟著做,就可以在一個月內實踐這套系統。我認為,這本書是在搞定(GTD)的時間管理架構下,更細緻的講述要如何實際操作,接下來就讓我們跟著作者一同實踐這三個習慣吧!
【第一個習慣:吃青蛙】
首先第一個習慣,要來學習怎麼「吃青蛙」所謂的吃青蛙,指的是完成待辦。這比喻是出自博恩.崔西所寫的《時間管理:先吃掉那隻青蛙》,我也曾介紹過他的另外一本作品《Goals!沒有目標,你哪裡都到不了!》。
如果說待辦事項就是青蛙,而零碎瑣事就是蝌蚪。作者建議,每天可以設定1~3隻青蛙和5~7隻蝌蚪 ; 優先處理青蛙,有空餘時再來處理蝌蚪。當然我們都知道重要的待辦,要趕快努力完成,但往往事與願違,對付青蛙,要有更好的手段,作者提出了FAST系統。
F, Frog吃青蛙|吃青蛙有3大心法
1. 先吃最醜的青蛙:要事第一,先從最重要最困難的事開始。以我來說,現在下班優先事項就是先在這邊打文章。
2. 一口一口吞:簡單說,就是要將大型的任務拆成可入口的行動。以寫這篇文章為例,我可能就會設定星期一先打文章大綱,接著每天寫一個段落。
3. 進入心流狀態:吃青蛙最理想的狀態就是進入所謂的心流狀態,書中有些幫助進入心流的方法,這邊就交給大家自記閱讀。像我有時候便會越寫越帶勁,就是進入所謂心流。當然也是很多時候覺得自己寫這什麼垃圾…
A, Action List|列出行動清單
學了吃青蛙的基本心法,接下來要更具體的操作有以下2個步驟:
1. 列待辦清單:列清單的關鍵是「列出夠少的事情」如此才會去思考什麼是真正重要的事。和《一流工作者都在用的待辦清單》中曾提到過的,要把當前任務限制在七項是一樣的觀念。
2. 加工清單:待辦事項要將它寫成「可行動的描述」作者建議可以用預期結果來推出有效行動。書中舉要時上班發現車子「輪胎沒氣」為例子,大家可以思考一下要怎麼寫出有效的行動敘述呢?