六. 記得首次寄信一定要加上「簽名檔」
「簽名檔」會加在郵件中的最下方，用意是留下必要聯絡資訊方便對方將來主動聯繫你，通常會包括：姓名（中/英）、職稱、聯絡電話、分機、E-mail、甚至可以包含公司網站及 Logo；當然如果你的社群很業務導向，希望對方未來能與用通訊軟體即時溝通，在簽名檔附上 FB、LINE ID 也沒問題。
七. 善用 CC 和 BCC，回覆時也不能疏忽
CC 是「副本（Carbon Copy ）」的意思，在寄件時通常除了主要「收件人」外，與這封信有關的人可以填寫在「副本」收件人欄位，例如主管、部門同事、或是對方有兩位以上的項目負責人；當對方按下「回覆所有人」時，郵件會自動傳送一封副本郵件給所有 CC 成員，讓相關人士都知道你們聯絡的內容、處理的時間與進度。
因此如果你回信時，看到對方有 CC 他的主管、同事，請記得務必選「回覆所有人」，這是基本的回信禮節，因為對方既然會 CC，就代表他希望讓自己的主管、同事也知道進度如何，如果只用單一「回覆」，他就得再「轉寄」一次郵件給主管。
而 BCC 則是「密件副本（Blind Carbon Copy）」的意思，這與 CC 不同，主要「收件人」不會知道你也將這封信也傳給了誰，可以確保其他人的郵件地址不外流，但又能通知主管「已跟對方聯繫了」；因此 BCC 大多適合用在講座、研討會的「多人事前通知」上，避免把彼此不認識的人的郵件地址通通流出去了。
八. 最後提點，發信前請一定要最終確認
當上面每一個環節都完成了，最後按下「傳送」前建議再把信從頭到尾看一遍，除了檢查錯字外，也試著自己親口唸一遍，如果發現太冗長、或是唸得不順會吃螺絲，就請把拗口的地方刪減一下。
尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成，最常疏忽的是忘記加上附件，卻在信件中說：「請參閱附件」之後還得重寄一封就尷尬了！
永遠要記得尊重閱讀者的時間，好的信件絕對能讓對方感受到你的認真及專業，對方看完一封非常用心又言簡意賅的郵件，一定會覺得跟你合作是件安心、毫無壓力的事！
文／林子威
本文經授權轉載自Hahow好學校，原文標題：為什麼對方不回我的信？人人必學的職場郵件攻略法
責任編輯／郭丹穎
對職涯或未來出路有些疑問，需要過來人的建議？快來提問，讓學長姐幫助你！
請關注風傳媒特別企劃「學長姐說」，也歡迎加入FB社團進行討論！
請看 FB社團-學長姐說 ！
學長姐說也歡迎讀者分享您的經驗，意者請將基本資料及文章寄至opinion@storm.mg
