排定待辦清單的步驟
前幾章已經提過下述幾點，但是，如果你能套用到編製待辦清單上，也能獲益良多：
1.找到你的個人目標。這些目標應該要契合企業組織的目標、主管的考量以及你自己的價值觀。你希望達成哪些成果？包括個人面和專業面都要考慮到。
2.分解成可以達成的步驟和里程碑。
3.花最多時間的應是你的羚羊，也就是你的優先要務。這是你的主待辦清單，在每一個主題或目標標題之下列出你要做的每一件事。我就有年度與每月的待辦清單。
4.以PIMP流程來規畫你的行事曆，列出優先要務／羚羊式任務來對應你要花的時間，這樣一來，你就會有能完成這些任務的可行行動方案，而不只是懷抱希望的空想。
5.現在，寫出你的每日或是每週待辦清單，以反映出這些羚羊式的優先要務，然後，在你有空檔時，再把小型的田鼠式工作安插在旁邊，比方說打電話、行政工作、雜務等等。這些比較簡單的小型任務能不能重疊，以適當的多工方式來處裡？你可以在聽Podcast時處理簡單的行政工作，你出去吃中飯時可以撥打很快就能講完的電話，替你省下電子郵件往返的時間，或者，當你有時間去打一個比較長的電話時，你也可以去散個步，不要受人打擾。
列出時間點和使用的科技
找到對你來說有用的系統。我每星期五會排三小時做計畫、更新我的主要待辦清單並趕一點行政工作。我一定會做每天的待辦清單，通常寫在便利貼或是一張小卡上，讓我隨時都能看見。我一定也會問自己今天一定要做完的是哪件事，並確保我有用PIMP這套流程規畫行事曆，讓我可以好好完成。
要挑選科技新產品還是復古的清單？
要編製待辦清單，可用的應用程式太多，Evernote、OneNote、Google Tasks、Todoist、奇妙清單（Wunderlist；譯註：已於2020年關閉）、Any.do 和Remember the Milk，多到數不清。你可以做個實驗，去找一套你很輕鬆就能跟上的系統。如果系統反而導致你的生活變得更複雜，那就不要用了。
工作流程管理
2019年，我去了波士頓麻省理工學院的史隆商學院（Sloan Business School），上一堂動態工作設計課。我想要了解在強化組織工作流程上最新的思潮是什麼。
我預期我會學到很繁複的新科技，我聚精會神，等著要學會尼爾森‧雷彭寧（Nelson Repenning）舉世聞名的流程改善架構。
當他對著我們拿出便利貼和麥克筆，要我們在掛紙白板上畫出案例研究時的工作流程缺失，我真是大大鬆了一口氣。當然是這樣啦！只要用線條人和波浪線圖，我們就可以勾畫出整個專案，立即看出哪個階段出了錯。
就像雷彭寧教授說的，我們動手修正阻礙生產力因素所需的時間，會比花在搞清楚昂貴軟體工具的時間要少多了。市面上有大量用於協作專案的工具，比方說Trello就很受歡迎，我很確定你現在已經也有在用一、兩種了。但不要輕忽老派視覺繪圖的輕鬆不拘。當我讓客戶在白板上畫出他們的團隊流程時，任何瓶頸或是工作分配不均的問題就會馬上跳出來，然後就可以修正了。
這些都是戰術性的東西，不礙事，接下來，要來看看我們是怎麼礙了自己的事？
作者介紹｜曾娜‧艾芙瑞特 Zena Everett
一位以瘋狂忙碌為主題的國際性領導教練與演講人。她二十八歲時創辦了一家招募顧問公司，看到某些候選人比其他人極有信心且成就非凡，這讓她甚感興趣。為了了解當中的差異，她賣掉了公司，鑽研組織心理學與高階主管顧問技巧。身為教練的她，也成為許多資深領導人信賴的知心人。她定義自己的角色是要刺激他人找出自己的盲點，讓他們可以順利應付自身角色中的複雜。
本文經授權轉載自大塊文化《瘋狂忙碌拯救法：專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者！》（原標題：解決一張待辦清單可以給你大量快感）
責任編輯／林瑩瑄
