你有沒有一張從來沒完成過的待辦清單?你會不會把你今天的待辦清單又拖到明天?或者,你是不是根本就不寫待辦清單了?
你可能不是愛列清單的人,但一些日常工作系統可以幫助你安定下來,不要迷失在過頭的迷霧當中。如果你手邊有一張清單,要追蹤你做了什麼事以及你還有什麼事要做,就會比較容易,還有,誰不愛完成工作然後勾掉帶來的快感?我還會在我的清單上加一些我已經做完的事,只為了再度享受完工帶來的喜悅。
待辦清單
如果你在家工作,老是因為家務事和工作上的大小事而分心,一張好的老式待辦清單就特別有用。清單可以把你的優先要務都串在一起,讓你維持一定的生活架構。
基於以下三個理由,你會需要擬一張待辦清單:
1.避免拖延症:
列出待辦清單,可以讓你不會拖著不去做接下來的工作。你開完會,檢查你的清單,然後直接去做下一項任務。有了清單,就免做選擇;你就不用去選現在是要拿起手機、發送電子郵件,還是在網路上迷途一下。你會有半個小時的空檔,你可以做一點田鼠式的工作來填補。你不用浪費時間去判斷什麼叫田鼠式的工作,你的清單上已經列出來了。
2.感覺到事情在你掌控之中:
當我們要做的事太多時,真正能做完的事就會太少。我們呆住了。如果你列出一張可以做到的待辦清單,就可以把你接下來要專注的項目列為優先。領導力專家彼得.布雷格曼說,列清單就是破除「過頭的迷霧」(fog of overwhelm)。
選項愈多,愈難從中挑出一項,因此最終我們什麼都沒選。少絕對就是多,當你的時程滿到令人受不了時,就適用這條原則,也可套用在很多人生面向上。我有一張主清單,列出我想做的所有事,但是每天的待辦清單就盡可能精簡。理想上每天只抓一隻羚羊,便利貼上再加幾隻田鼠。
3.聚焦:
還記得講到PIMP模型時提的柴嘉尼效應嗎?我們會比較掛念還沒做完或被打斷的任務,而不是已經完成的那些。列出小事並規畫做這些事的時間,有助於安定我們的心神,讓我們更能聚焦在重要的事物上,或是停下來休息一下。
待辦清單的問題
如果你某一位成員苦於時間管理,你可以要求看看對方的待辦事項清單,這是一個指標,告訴你哪裡出問題了。當我要求檢視客戶的日常待辦清單,以下是我發現最常見的幾個問題:
1.他們沒有清單。
2.他們有,但是內容填的太滿,而且很可能不是紙本,而是數位的。待辦清單可能多達數頁,要從今天/這星期的清單轉入明天/下星期,本身就是一件苦差事。他們不再在乎這件事,也是必然的。
3.他們有一張可以辦到的待辦清單,但沒有列出每天的優先要務,每一項工作的權重都一樣。如果他們沒有時間了,就會全部都擠去做小事,那時就會壓力如山大。