我如何做到平均每日工時三小時?
分享方法前,必須祭出前提,我之所以工時得以控制在「平均每日三小時」,除了是不想讓生活被工作綁架之外,也是因為我「不能」工作太久。
儘管寫書的當下,健康狀況已經好很多,但過去近八年時間,我都因為甲狀腺機能低下,飽受各種肉體不適,再也不能像二十幾歲時那樣燃燒自我。體能、專注力和意願都極其有限的情況下,短工時是我不得不做的選擇。
有時我會羨慕其他人,身心都有餘力衝刺事業,心想如果我也能繼續那樣,成就應該會更高吧?! 但另一方面,也感謝身體在年輕時就發出嚴正警告,讓我意識到自己不該再如此用力剝削身體,應該要找到平衡的方法才是。就像創新總源於框架,短工時的生活也源自這些生理條件的限制。
•克服帕金森定律
想要更有效率地掌控時間,就要先理解我們在無意識時會如何使用時間,如果你總是會在最後一刻才把任務完成,那你並不孤單,因為這正是「帕金森定律」(Parkinson’s Law)的體現。
一九九五年,英國航海歷史學家西里爾.諾斯古德.帕金森(Cyril Northcote Parkinson)在《經濟學人》提出「帕金森定律」,後來在個人著作《帕金森定律:對進度的追求》(Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress)裡,詳細地描繪人們如何無意識地運用時間。
書中以一位女士為例,她在某天當中最重要的任務是寄明信片,但由於缺乏時間管理,原來頂多一~兩小時就能完成的事,她卻花了一整天:用一小時找卡片、半小時找眼鏡、九十分鐘寫卡片……如此拖延是因為她覺得時間相當充裕,就算有設定截止時間,人們也傾向拖到最後一刻才開始。
一九九九年,《心理環境通報及評論》(Psychonomic Bulletin & Review)上有篇研究,就是想驗證帕金森定律是否為真,為真的話,又是為何會發生。結果顯示,人們接到任務後,通常會想著「我有多少時間可以完成」,而非「這件事我只需要花費多少時間」。如果可用時間愈多,人們花費的時間也會愈多。簡言之,資源愈多,消耗得愈凶。
為了避免慣性拖延,就得看清人性天生的弱點,通常我給自己的截止日期都會格外嚴苛。
•提前完成
專案管理的方法很多,市面上有很多大師無私分享,但每個人的工作習慣不同,我試了不少做法,才找到最適合的方式。你不必照單全收,帶走自己覺得最有收穫的部分即可。
我工作有計時的習慣,大概知道自己工作需要花多少時間。一篇一千五百字以內的文章,若題材很熟悉,通常一.五小時內可以完成。如果超過這個標準,就會知道自己正在拖延,接著我會視情況加速,或暫時休息一下。