Qorus是一所來自法國巴黎、已有50年歷史的非營利組織,以金融服務產業為基石,今年首度於亞太地區舉辦創新獎競賽,國泰金控憑藉「國泰工具吧」專案在新型態工作拿下銀獎,成為臺灣唯一獲獎金融機構。值得留意的是,該獎以原創性、影響力與實用度為評量指標,「國泰工具吧」於實用度一項獲得滿分,意味著這套創新工作模式足以應用到更廣闊的市場與國度。
國泰金控是以什麼樣的創新工作模式獲得此殊榮,特別邀請「國泰工具吧」林佳穎專案協理與吳欣樺專案經理,為我們介紹這項創意從誕生、孕育到成長茁壯的歷程。
微小的事創造宏大的動力:從「國泰工具吧」談起
2018年起,國泰金控開始投身數位轉型,領導階層成立轉型委員會親自領導,並且組織戰情室跨部門合作。數位轉型的過程中,提升用戶體驗之餘,也須同時兼顧資安控管,在兩者之間取得平衡。集8家子/孫公司於一身的國泰金控,除了面對廣大的外部客戶、業務人員,轉型團隊意識到——2萬名員工不正是最重要的使用者!
這個想法成為「國泰工具吧」的濫觴,對待員工的思維也悄悄改變著,藉由高階主管親力親為、作為全體員工的模範,溝通模式也昇華為「對待外部客戶」的精神。事實上,高管從產品設計階段便開始參與其中,藉此賦予員工更大的行動空間,吳欣樺經理分享當時有一個默契:「除了外規,其他什麼都可以改!」由此可見轉型的決心。
「國泰工具吧」包含內部通訊軟體C_Team+、內部雲端空間C_Drive,以及集團辦公空間預約系統C_Booking,儘管市面上早有現成的工具可使用,國泰金控卻選擇從零開始打造自家的工具,乃是基於3個S的堅持:安全(Safe)、簡單(Simple),還要聰明(Smart)!林佳穎協理率先分享小自員工間的通訊內容,大至客戶傳來的機密文件,資安是任何公司的首要之務,適逢2020年因為疫情而開始居家辦公,轉型團隊化危機為轉機地趁此推動「國泰工具吧」,C_Team+的月活躍用戶(MAU)快速成長為86%。吳欣樺經理進一步解說,C_Drive突破了傳統Email單封信容量限制的窘境,同時與一般雲端硬碟不同之處,在於內/外部彼此傳遞資料,都會經過外規要求的機敏掃描、確保資料安全;也可以依據專案,設立不同的外部廠商資料夾,兼具資安與便利性。
此外,C_Booking也決不僅止於一般所想像的預約系統,與其說它的功能是在預約會議室,更像是找出所有與會人員能共同參與的時間。這麼聰明的工具,初始最大的難處在於每個人偏好的行事曆不一,有紙本、有電子,但是因為傳統以電話或e-mail約會議時間的流程實在是太勞心傷神,讓愈來愈多員工樂意使用C_Booking。採訪現場亦實際示範C_Booking的媒合效率,只要一鍵按下立即羅列當場5名員工共同的空檔時段,且會議時間一旦排定便會自動發出開會通知,並顯示在每位員工的行事曆上。