現代人或許已經習慣了用電腦完成生活中的大小工作，但適時回歸手寫，對於工作也是大有助益的。
掌握關鍵的「一覽性」 讓讀者快速了解資訊
「一覽性」是「紙一張」整理術之所以有效率的關鍵原因，指將所有想表達的內容一次呈現給讀者，一目了然。試想，當你想從地圖上找到兩個地點的距離及方向，卻發現地圖從兩地之間被截斷、換頁，還能順利從地圖上掌握資訊嗎？這時這份地圖缺乏的就是讓讀者一目了然的「一覽性」。
「一覽性」應與「主題」及「框格」搭配使用。透過主題與框格，讀者可以快速了解各個區塊在說什麼，再加上一覽性的輔助，就能更快了解整張紙在表達什麼。
一覽性的原則也適用於口頭報告。在向他人口頭表達時，若先表達內容的「結構」，讓對方先了解內容概要，將能提高對方傾聽的意願。否則對方沒有先抓住重點，也很難專心傾聽你的發言內容。
那麼，如何表現結構？一般來說，可以用「這部分大約有三個重點……」、「理由有三個。第一個是……」等句子來開頭。「三」這個數字是大部分人較能記憶的適當數字，因此將內容統整為三個項目，對方會更能專心傾聽。
透過「紙一張」整理術，除了能幫助自己培養具邏輯性的思考，快速找到事件重點，也能讓接收訊息的人在短時間內就聽懂你想表達的看法。
本文部分內容取材自天下雜誌出版《在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術：彙整資訊、整理思緒、清楚溝通的技巧》
