在電影《高年級實習生》裡，每當安海瑟威經過辦公室中央那張凌亂無比的桌子，就會感到一陣焦躁。事實上亂成一團的辦公桌的確會造成工作效率下降，怎樣維持良好的工作環境呢？請參考以下4個建議：
檔案只准豎直放，堆疊等於搞丟
資料、檔案若是堆成一疊，取用時很容易搞混，甚至還會弄丟。為了取出想要的資料，得從最上面開始把資料一一挪開，反覆對照想要的檔案名稱或外觀，由於一再搬動及對照，當然會造成混亂，導致錯誤發生。而且，挪開的資料堆到其他東西上面時，也會使得資料的順序被弄混，若是不小心將檔案遺失，整個工作狀況只會更加糟糕。同樣的，要把資料堆回原處時也是如此。如果是在時間緊迫時，經常把資料往整疊東西上一放就走，更會使環境凌亂，資料也很容易不見。
解決這種狀況的做法，就是養成把資料或檔案直立存放的習慣，不要重疊堆放。無法單獨立起來的資料，便先放入箱子或文件盒，再把文件盒直立起來。重要資料務必以資料夾分門別類，再把資料夾直立擺放，這樣就能井然有序。
怎麼整理？ 讓身邊只放必要、馬上要的物品
手邊的雜物越多，發生錯誤的機率就越高。現在就請你看看周遭環境，有多少物品是現在工作中不需要的？這些東西會導致混亂，所以應該設法減少桌上不必要的資料、檔案，就連電腦桌面的資料夾也要盡量精簡。
要讓工作檯面只留下必要的物品，第一步，就是要區分必要和不必要的東西，再把不要的物品都清理掉。做法是建立一個「整理基準」，列出作業的必需品，是要判斷哪些資料是有需要的，可以根據資料的有效期間去分類。目前使用中的資料，當然就是現在需要的物品，其他東西就先從桌面上移走吧！合約這類資料，則是除了最新的一份以外，其餘都處理掉。這些東西平時並不會用到，所以盡量收在不會占用公共空間的地方。而那些在法律規範期間內必須保留的資料，可以掃描成電子檔保存，避免占用空間。
清空桌面再回家
「先放著好了，反正明天還得繼續做」、「忙得沒時間收拾」、「之後再一起收拾就好」。很多人會基於這些理由，把做了一半的工作放在桌上，就這麼回家。但是日復一日如此，辦公室將會亂成一團，什麼東西放在哪裡都搞不清楚，而這正是犯錯與找不到物品的主因。一個人處在雜亂的環境中，當然無法立刻辨識正確的狀態，所以連弄錯資料，或是把保密的資料送出去，甚至忘記把資料寄出，這些狀況全都難以察覺。
要消除雜亂，最有效的方法就是每天都整理乾淨後再回家。雖然有人會質疑： 「可是明天還要繼續處理，為什麼要每天整理？」但通常會覺得整理很麻煩的人， 都是因為檔案分類、標示不完整，而這些混亂最容易導致錯誤發生，所以，記得養成：每天把桌面清理乾淨再回家的習慣。
物歸原處的方法，消滅「找不到」
有些公司雖然規定每星期的某時段是整理、清掃的時間，但辦公環境仍然亂七八糟。其實環境雜亂的禍首，是因為沒有物歸原處，但如果根本不知道東西該放回什麼地方，當然無法放回固定位置。取用物品時，因為很清楚要尋找的目標是什麼，所以找出來不成問題，但是要物歸原處時，必須拿手上的物品一一比對架上的其他物品，才能找到正確的場所，所以較為麻煩。
要改善這種狀況，可以設立物歸原處的機制。在架上黏貼和檔案夾同樣名稱的標籤，或是在取出物品時，把自己的名牌放上去，要歸還時只要找到自己的名字， 就能立刻知道要放回何處，而且藉由放置名牌，也能夠提高當事人的責任感。另外，還有一種可以把文具等用品正確歸位的設計，稱為「形跡整頓」，方法是把泡綿裁剪成和文具同樣的形狀，這樣一來，要取出什麼文具就能立刻一目了然。
本文經授權轉載自大是文化《消滅99%的失誤，讓部屬戰勝懶散慢：世界四大管理顧問公司也引進的流程管理》
