思考挑戰
狀態更新之死。在我工作上遇到的會議中，有一種相當常見卻成效很糟，那就是團隊向上級說明工作進度，換取意見回饋或祝福打氣。許多高階主管認為，這種狀態更新至關重要，是掌握多個專案的最佳方法。然而這樣聚在一起給「真知灼見」其實弊大於利。首先，上級通常缺乏對錯綜工作內容的通盤了解，不甚進入狀況，要不就問出天真的問題，要不就給出不負責任的建議。狀態更新是在找麻煩，開會前夕或許又有變動，先前耗費多時的準備形同浪費。此外，你大概能想見，這類會議淪為膨風的表演，各團隊當作表現的舞臺，過度準備，平均每週花四小時做登場準備。替代做法則遠遠簡單得多，上級可以選擇加入團隊，成為工作流的一部分，不然就在專案開始或團隊要求時加入建議流程。我的一位同仁愛說：「狀態就活在軟體裡吧。」真是至理名言。
一對一之樂。員工喜歡的是每一或兩週跟主管一對一會面。多數主管會語帶驕傲地說，他們很常直接聽職員彙報，「這是他們的時間」。我們身為主管是在為員工服務，對吧？的確。但我有個也許會令你意外的發現：一對一會面常用來處理暗藏的組織失能。當人員缺乏決策權，一對一會面成為唯一推動事情往前進的機制。當人員沒辦法化解衝突，一對一會面成為政治角力的舞臺。好的一對一會面能提供意見回饋、教學指導、加深關係，雙方有機會在工作上攜手努力，但如果你發現一對一會面變成是用來處理其他未解的需求，不妨開門見山，請員工開誠布公聊一聊。
治理。這些年來，公司治理變成在強調順從和規避風險，我們忘記真正的管理來自參與和所有權，而非恐懼。簡單來說，如果我們希望組織學習與調整，希望大家奉公守法，那就需要用分散式機制來引導和改變組織。一個做法是鼓勵各團隊每月開治理會議，目標是人人有機會發表意見，提出團隊的架構、策略、資源……任何方面能做何改變，以期協助公司追尋宗旨。如今全球成千上萬家公司正靠全員參與制、全體共治和其他方法做這件事。你不妨想像公司裡的所有團隊持續精進，改造產品、服務，甚至公司本身。
會議的實行
協調人和記錄員。增加開會效率的絕佳方法是：每次開會都確實有人負責會議的架構、流程和成果。我們發現協調人和記錄員格外有幫助。協調人負責確保會議的進行，落實眾人同意的會議形式和會議規則，在對話離題時打斷，留意是否有誰需發言或讓步，甚至在主管違反規則時出聲提醒。記錄員負責從頭到尾記下整場會議的動議和討論結果，可以用數位看板、實時文件或工作管理員程式等。首先，你要替每場定期會議選出協調人和記錄員，讓他們有揮灑的空間。隔九十天之類，選出下一任協調人和記錄員。一次次進行，直到每個人輪過一遍。
