工作性質中包含客戶服務的人曾問我：「我怎麼可能知道客戶哪天有空？」其實，客戶還是有機會被管理或溝通的，你可以試著每周二上午或每月第一個周三去聯繫客戶，時間一久，就像《小王子》裡小王子與狐狸的關係，你們會逐漸建立出一種習慣、一些默契；你會在不知不覺間協助客戶管理他們的時間。
2. 預留2個「防波堤」
工作中難免會有突發狀況，突然被叫去討論事情、客戶突然打電話要東西、身體突然不太舒服，這些事件的發生難以控制，但其實我們可以預測的，是絕對會有意外發生，因此應該將「意外」規劃進去。我建議，你只能用掉8個時間塊，預留2個「防波堤」作為緩衝。這不是指意外只會在預留的時段發生，而是你在必須中斷既定行程去處理某件事時，之後仍有時間補回你原本該做的事，以降低你的煩躁感。
多年下來，根據我與很多人實際運用的經驗，是把這兩個「防波堤」放在周三與周五下午最好，如此一來，每周會有兩次追回進度的機會。這兩個「防波堤」是必要的存在，一定得留著。20％是很基本且還算健康的假設值，即使很難，你也得想辦法不要把行事曆塞得滿滿的。若你無法每周留出時間去處理問題小雪球，終有一天得付出巨大代價，處理更為棘手的問題大雪球。
3. 最多3個「安可曲」
對有些人來說，加班是常態，特別是某些產業的某些月分，那就可以每週增加一些「安可曲」，亦即白天時間與人互動，另外將自己可獨立完成的工作排在六點以後。重點是，一周建議最多3次「安可曲」，其他兩個晚上和周末，你可以去運動、陪伴家人、放鬆、進修，如此才能走得更健康、更長遠。人不是機器人，沒有任何人能夠長年累月加班，還維持絕佳的身心狀態。
在執行「時間預算」時，有一個心法頗為關鍵，那就是「GSD」（Get Shits Done，把狗屎處理掉）。如果說「GTD」（Get Things Done，把事情處理完）是每個人都該具備的能力，它的進階版或主管版就是GSD。對，把狗屎處理掉吧！好吧，狗屎或許有點粗俗，把「棘手問題」處理掉吧！你該不會天真地以為，事情都會照著流程走、所有人都會相親相愛、客戶都會無條件地愛戴我們吧。事實上，某個環節出現誤差，是非常正常的。沒有人喜歡意外，但若你直接預設會有意外的出現，那麼當意外真正發生時，你的情緒干擾可以降到最低，你就有機會更快聚焦於如何分析與解決問題。美國知名作家馬克．吐溫（Mark Twain）說：「每天早上先吞掉一隻癩蝦蟆的話，那一天就不會發生比這更糟糕的事了。」
方法都知道，就是看你做不做得到。關於時間管理的能力，沒有奇蹟、只有累積。簡單的事情重複做，就會有力量。
＊作者為領導力教練，曾輔導Cama、鮮乳坊等國內許多知名品牌。本文選自作者著作《複利領導：簡單的事重複做，就會有力量》（時報出版）
