各國政府部門人員理應使用加密的內網系統信箱，進行公務信件往來，但《南韓專業》18日指出，基於內網會嚴重擋信、缺乏現代功能，還有多數南韓公務人員沒有相關安全意識，導致從國會議員到外交、情報人員都用私人信箱處理公務信件，此舉反而增加被駭及資訊外洩風險。
《南韓專業》（Korea Pro）引述前任和現任政府官員說法稱，使用私人信箱處理公務信件在南韓政府機構相當普遍，1名在政府智庫任職的研究員直言：「就我所知，幾乎每個人都用私人信箱處理公事。」《南韓專業》表示，南韓公務人員的名片上不是直接印上私人信箱，或手寫自己的信箱。
「我們強烈建議不要用私人信箱處理公事，行政團隊也一再警告，當監察單位發現有此行為，或許會有後果」，該名政府智庫研究員告訴《南韓專業》，「考量到現在專業（內部）網路系統造成的麻煩，大家都知道很難不用私人信箱」。近期退休的政府官員稱：「政府官員不准用私人信箱辦公。」
熟悉南韓政府內網系統的人士向《南韓專業》表示，政府內網信箱的高度安全通訊協定（protocol）反對日常信件往返形成阻礙。根據退休官員說法，內網系統信箱有加密，「與商業網路有所區隔」，而退休外交人員說，由於公務信箱受到許多安全考量和通訊協定影響，公務人員感到不自在，就用商業網路信箱。
政府智庫研究員稱，南韓政府內網的網路保護標準很高，「我要從自家電腦登入專業工作系統（信箱或其他），我必須經過4階段，每次都要輸入資料」。《南韓專業》提到，除了在辦公室外登入麻煩，與非政府單位的信件往返也有困難，而退役中將全仁釩直言，外部信件會被擋，「政府（內網）系統很麻煩」。
「政府內網系統很麻煩」
南韓前總統朴槿惠時期的發言人告訴《南韓專業》，因為信件難以傳送，當時所任職的部會就在南韓最大入口網站Naver設立商業網路信箱，確保和媒體之間的信件通訊順暢。該名前發言人解釋，若沒用商業網路信箱，寄給媒體的信件常被退回，使得部會和媒體都收不到重要信件。
「我有時會用私人信箱，因為我們的（內網）系統爛透」，另有南韓政府媒體單位職員直批，「儲存空間不夠，系統本身看起來像是2000年代初期編寫...... 沒有自動儲存、隨機登出等有用功能，相當不如預期」。1名在職公務員還說，公務信箱無法開啟信件內的超連結，手機版本也不能下載信件附加檔案。
上述的前發言人表示，防火牆的相關問題，導致公務信箱跑很慢，「要做到同步、即時的通訊，公務信箱有時並不方便」。這樣的情況形同鼓勵公務員使用私人信箱，政治智庫研究員說，因此許多人會用公務信箱把檔案轉寄到自己的私人信箱，以便在晚上和周末可繼續處理公務。
