待辦清單應該是最廣為人用的時間管理工具之一。但你是否常常列了一堆清單，卻無法有效完成，反而被堆積如山的任務給壓得喘不過氣呢? 其實，你並不孤單。
根據生產力App 開發商 iDoneThis所提供的調查數據: 居然有41%的待辦事項從未被完成。把要做的事列下，再一一完成，乍看應是很有生產力的模式才對。究竟為什麼許多待辦清單總是失效呢?
今天想談的是這本《一流工作者都在用的待辦清單》。作者深入解析了待辦清單這項工具，拆解出常見問題，並給出解方，帶你設計能真正完成的待辦清單。
【7大待辦清單地雷】
首先，作者整理出了7大地雷，大家可以對對看自己是否踩到而不自知:
1. 誤解待辦清單的目標
為什麼要建立待辦清單呢? 你可能會說: 「要完成任務阿。」基本上沒錯，但更聚焦的說，待辦清單應該要能管理任務專案和凸顯重要事情。簡單講，就是確保你完成正確事情的工具，而不是要幫助你完成所有事項。
2. 忽略截止日期
如作者所言，沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單而已。沒有時間壓力，往往就不會真正有作為。
3. 清單太長
過長的清單，乍看很詳細，面面俱到，但往往只會分散自己的注意力。一旦沒能力完成，就彷彿每個項目，都在提醒自己是多麼的失敗。不但不切實際，而且會讓自己相當沮喪。
同時，太多清單，也意味著太多選擇。這會造成所謂決策疲勞的現象。最終，反而會造成決策趨避，也就是逃避選擇，反而去做其他雜事，像是看臉書、滑IG。
4. 清單變異性過多
清單範圍太廣，比方說，三分鐘就能完成的任務被放在三周才能完成的事項旁。簡言之，各任務沒有關聯，變異性過大，無法聚焦。
5. 沒有為任務加上情境脈絡
沒有相關脈絡說明，你很難知道那些任務值得你的關注。比方說，如果你只寫下: 打給客戶。那究竟是今天要打還是明天? 要講多久? 談話的細節、目標又是什麼?
6. 定義過於廣泛
如果你寫下「架設部落格網站」這個待辦事項，其實一點幫助也沒有，因為你毫無頭緒，也不知道要如何執行。這其實是屬於一個專案的等級，需要許多任務組合才能達成。
7. 任務沒有與特定目標連結
比方說，許多人會寫下: 今天要去健身房重訓1小時。乍看很具體，可執行，但往往卻從未達成。原因就是，你並沒有將這任務與你的長期目標連結。重訓的目標是為了更健康? 讓體態更好? 還是你只是看大家都在重訓就跟風?
【10大待辦清單原則】
為了掃除這些待辦清單地雷，作者提出待辦清單的10大原則，釐清盲點，幫助大家脫離待辦清單苦海。
1. 區隔當前任務與未來任務：
不要一股腦把所有待辦都寫在同一份清單中，而是要根據進行時間來做區分。作者建議將當天需要完成的任務寫成一份每日待辦清單 (當前)，其他則移到另一份總清單 (未來)中。這樣便可專注在當天的行動上。
2. 根據預期成果定義任務：
很多時候會無法推動待辦事項，往往是不知道其目的是什麼，而選擇拖延。最簡單的做法就是將待辦任務賦予原因。比方說，寫下打電話給父母。可以加上理由: 是單純問候? 或是想邀它們周末共進晚餐?
3. 把專案拆解成多項單獨任務：
過大的待辦事項，需要去拆解成可完成的任務步驟。不然，在沒有足夠時間或精力的情況下，往往就會選擇拖延。比方說，今天寫完部落格文章，可以先拆成今天寫完文章開頭。
4. 為每項任務設定截止日期：
如上述說的，任務需要有截止日。但作者也強調，截止時間其實是彈性的，不用太精確，像是「八月底」這樣的設定就足夠了，可再依實際狀況更改。重點是要給自己承諾，並思考自己提出這個時間的理由是什麼。
5. 把當前任務限制在七項：
這點其實要搭配後面提到的批次清單來使用。作者建議需要花15分鐘以上完成的任務，才把它列入待辦清單中，其他短任務就通通整理到批次待辦清單中。少於七項才不會對自己造成太大壓力，也才能逼自己思考什麼事項是真正重要的。
6. 依據專案、類型或地點來管理任務：
作者認為要針對不同情境，再去建立個別清單 (與每日清單獨立開來)。建議可以針對專案、類型和地點建立不同清單。比方說，幫寫部落格建立一個獨立的待辦清單。區分分析型或是創造型工作，建立個別清單。或是針對在辦公室這個情境建立清單。
7. 刪去清單上不必要的任務：
像是「我要減肥」這樣的任務，便需要刪去，因為太過籠統，不知道怎麼執行。像這樣的願望型任務，應該要用專案來解決，而不是把它當待辦事項列下。
此外，也要思考任務本身的重要性，釐清自己真正要的是什麼，將不是真心想做的事果斷刪除。
8. 估計完成每項任務所需的時間：
估計任務用時，可以幫助你選擇每日清單上的任務，讓你更好的規劃每天的行動。如果只是單純將事項寫下，最後才發現時間不足，無法全部完成，那許多待辦事項就變成了不辦事項。
9. 使用主動式動詞引導每項任務：
作者認為使用像是啟動、購買、完成、檢查、打電話這類去體的動詞來書寫待辦事項，可以增加執行驅動力。比方說，寫下與父母共進早餐，就缺乏動詞。可以改寫成: 打電話給父母，安排早餐時間。
10. 留意哪些任務需要其他資源的投入：
有時候並不是事情很重要就能優先做，需要有相關資源配合。比方說，你負責完成的應收帳款報告，可能會需要銷售部門同事提供資料。作者建議，可以將需要的資源細節直接寫在待辦事項旁，方便參考。
【8大待辦清單維持要訣】
根據上述步驟優化的清單，已經大幅增加清單執行力。這裡作者再介紹8項維持待辦清單的要訣。
1. 把「微型任務」列在批次處裡清單上
前面提到小於15分鐘的任務，可以整理在一起。如此，你便可以設定一段時間，專心處理這些雜事，將他們一網打盡。
2. 對挫敗保持警覺
任務管理系統最要命的威脅，就是力不從心感。作者警告，如果讓這些感受在腦裡生根，將會澆熄你的動力並阻礙你的創造力。因此，當你有這樣的感受時，就必須檢視自己的任務系統是否需要整頓了。
3. 根據情境定義你的清單
這部分其實在上述的步驟6，已經講過了。但是作者覺得這個概念值得再重複說一次 (我覺得不用...)，這裡就不贅述了。
4. 進行每周回顧
對待辦清單的回顧，是許多人會忽略的一環。但這可以幫助你評估各項目標進展，並重新排定任務的優先順序。作者會在周日晚上進行每周回顧，建議大家可以選一個自己有空的時段專心的來做回顧。以下是作者建議的11項每周回顧步驟:
1、收集所有待辦清單，包括總清單和情境清單
2、將想到的新任務或專案加到總清單
3、將新專案拆成任務
4、根據情境分類新任務
5、清空各類收件匣，比方說你的電子信箱
6、審查總清單和情境清單，刪去不需要的任務
7、留意重要且緊急的任務，將它們標為每日待辦清單的候選事項
8、留意需要等待他人提供資源的任務，寫下預計收到資料的時間，以利追蹤
9、檢查當前高價值任務的截止日期
10、為新增到總清單和情境清單中的新任務，設定截止日期
11、查看下一周行事曆，根據可用時間建立每日待辦清單
5. 更新你的目標清單
上面提到，需要把任務和目標連結。這裡可以參考《Goals！沒有目標，你哪裡都到不了!》中給的建議來建立目標。有了具體目標並更新回顧，可以幫助你更有動力完成待辦清單上的任務。
6. 避免陷入方法論的困境中
在時間管理領域，由於資訊爆炸的關係，往往會讓人陷入方法論困境，不知道要怎麼選擇、整合並應用。作者提醒，任何生產力系統，都是為了幫助你如期完常正確的事情。不要迷失在方法論中，而忘記了這最基本的初衷。
7. 建立且遵循適合你的系統
沒有完美的系統，只有適合自己的。對他人有用的方法，可能你就是無法操作。重點是: 你的系統應該能幫助自己讓工作流程更順暢。
8. 持之以恆
不管有了再好的系統，無法執持之以恆，一切就是徒然。要建立一套可以順利運作的系統，而不是壓垮自己的系統。
【總結】
總的來說，作者在書中點出許多待辦清單盲點，也提出解決辦法。同時，書末也貼心提供練習冊，讓你可以有所依循的來修改自己的待辦系統。
很喜歡作者說的: 「不追求完美，跌倒後站起來就好，並試者找出原因。」完美的系統是不存在的，能做的就是不斷學習並調整。任務管理的重點並不是系統本身，而是藉系統性的規劃，一步步接近自己的目標。
如果你是剛開始學習時間管理技巧，這本書可以提供你簡要的執行方向。如果你已經有一套可運作系統，這本書也可以給你一些優化的想法。願大家都能找到最適合自己的模式囉!
作者介紹｜MaxJames
半導體外商的小小螺絲釘，很吃芒果感的宅宅，遊走於廢青與社畜之間。喜歡閱讀，從書本探索外在，內化自己。希望能藉由書寫打開與世界交流的一扇窗。
本文經授權轉載自方格子（原標題：《一流工作者都在用的待辦清單》: 10原則，帶你脫離待辦事項苦海!）
責任編輯／連珮妤
