我拜訪某間公司時，看到文件櫃上有張附箋：「從這裡拿出用具時，一定要告訴○○」這是管理庫存的新進員工○○君自己想到貼上的。這是非常恰當的「可視化」。
近年來大聲疾呼「可視化」，不過見識到內容後，只不過是製作龐大的管理清單，或是催促員工製作每15分鐘做了哪些工作的日報，很多「只是造成員工的作業負擔」。
可視化的目的是，藉此變成讓大家感到更舒適的工作環境，所以造成員工作業負擔的可視化，並不合乎原本的目的。
新進員工的附箋，光是短短一句就讓人察覺許多事：這裡放了庫存的用具、○○君負責管理庫存、有人擅自拿走庫存的用具、不可以擅自拿走公司的用具。
不用像這樣寫下冗長的句子，「從這裡拿出用具時，一定要告訴○○」，如此簡單的短句就能表達所有意思。
並且，假如沒有那張附箋，其他員工可能會心想：不知道用具放在公司何處？不知道拿走用具需不需要許可？不知道庫存的用具用完後該去問誰？
可視化制止「不法行為」
若是如此「可視化」，就連當天新進的員工，不用問人也能知道「用具的事去問○○君就好了」。同時他也能認清：「這間公司的庫存管理很確實」。
其中實際上也有人認為：「前公司的庫存用具都可以隨便拿，我以為這是理所當然的。」我總是在工作地點告訴經營者與員工，縱使今日此時隸屬於同一間公司的員工，每個人目前為止的生長背景、工作環境各不相同，所以不能偷懶，要清楚地告訴員工：「我們公司的道德觀是如此」，若不持續清楚地傳達，就會容易發生不法行為。
尤其像是把庫存「拿走」、「變賣」、「違法操作數值」等，是容易變成不法溫床的場所之一，新進員工自己想出來的短句，比起冗長的內容，更容易被員工接受。每個人不妨思考一下，還有沒有其他「制止不法行為」的可視化？
作者簡介｜前田康二郎（Maeda Kojiro）
流創株式會社董事長
1973年生。學習院大學經濟系畢業。曾在多家民間企業主要從事會計、首次公開募股業務等管理業務，又歷經海外的駐外業務，之後於2011年自立門戶。現在為自由會計，主要活動為提供會計業務和創造利潤的組織改善提案。著有《スーパー経理部長が実践する50の習慣》（日本經濟新聞出版社）、《1%の人は実践しているムダな仕事をなくす数字をよむ技術》（CrossMedia Publishing）。
本文經授權轉載自東販出版《職場厚黑學：65個不可不防的職場陷阱》
責任編輯／蔡昀暻
