不管你是員工或主管,開會都是每天工作中不可避免的元素。特別是新手主管,要習慣開會時從被動的「旁聽者」變成主動的「主導者」,這個角色是很大的轉變。怎麼把會開得有效、高效?我歸納了7個開會的原則。
原則1:減少會議,沒必要的會不開
首先,會議絕對不是愈多愈好。從數量上減少會議,才能釜底抽薪,提高效率。所謂的「數量」則包括3點:會議次數、與會成員人數,以及會議時間。
我見過許多企業主管,開會的理由往往只是想要了解專案近況,因此常常不定時召開會議,甚至是跨部門會議,一口氣數十位同仁與會。偏偏開會時,又只點名其中少數幾位說話。我的建議是,如果你真的想關心專案進度,最好直接與專案負責人聯繫,不要無謂地動員,耽誤大家的工作時間。
我在微軟當主管時,曾經訂下一項原則:只要是沒有「議程」的會,所有員工和主管都可以拒絕參加,包括我。這樣大家自然會養成習慣,一旦要召開會議,就必須提前準備好相關議程,並僅通知必要的人員與會。果然大幅降低了開會的頻率。
原則2:與會者先做好準備,不報告、只提問
只要是我擔任會議主持人,除了前一項提到的「議程」,我會提前發送相關資料如簡報檔,給所有與會者。另外,我也會要求所有人都先把它看過一遍,若有附件或待討論的資料,也要通讀。因為要花功夫思考,所以最好在會議前一天,就預備好所有會議中會出現的簡報、題目與素材。
既然大家都看過了,就不必再講一遍。所以在我主持的會議,我通常會省略報告程序,直接針對內容提問。會議時間因此大為縮短,本來一小時的會,半小時就能開完。
所謂會前準備的另一個向度,也包括所有與會者都應該提前抵達會議室。即使是線上會議,都要在會議召開前,大家先登錄在線。「掐著點」趕來開會的人,表示他們不夠重視這場會議。
原則3:明確記錄會議內容
每個會議都應該按照「SMART 原則」留下紀錄,它代表著目標設定的5個重要元素:
.明確的(Specific)
.可衡量的(Measurable)
.可達成的(Achievable)
.相關的(Relevant)
.有時限的(Time-bound)
我從當部門主管開始,一路到擔任總經理,會議紀錄都是我用以追蹤專案與員工進度的最佳工具。好的會議紀錄能有效追蹤、檢核,讓每位與會者從中得知自己開完會後需要做什麼。這個動作絕不能忽略。
原則4:管控會議進度
會議中,主持人要善用「取得對話主導權」技巧。先設計好這次會議是什麼性質?開完會要達成哪些結論?不同會議有不同的任務。