本專欄將以案例方式一一回答人才在職場上遇到的難題
004號人才來問事:跨部門合作該怎樣同事才會理我?掌握三件事江湖走跳吃得開
Jack在一家大公司上班,職務常常需要與很多部門協作,只要別的部門不配合,他的進度就卡住,但其它部門總是非常忙碌,他已經催了很多次,也沒有權限去施壓平行單位,他很苦惱,到底該怎麼做,才能讓同事快一點處理他的業務?
跨部門合作應該是所有上班族都有的痛點,公司愈大、痛苦指數愈高。若是矩陣型組織的外商,則會達到「地獄式」的痛苦等級;一方面目標導向追求高效,另一方面又因為總是要照會相關部門、流程超長,所謂的「相關部門」總是不會即時表示意見,人又常常遠在天邊,皇帝不急卻急死太監。
就算不是超大型公司,大多數人在職場上也往往需要不同部門團隊合作,或是配合上下游。如業務部門所需要的文宣或活動,需要行銷單位處理 ; 行銷部門與廠商的合約,需要法務部門審閱文件;所有對內對外系統的問題,都需要工程單位協助;甚至你需要老闆核准你的急件,也需要老闆秘書幫你跟催!所有工作都是環環相扣,無法自己獨立完成。
所謂有人的地方就有江湖!在江湖行走,就必需了解江湖走跳的路數。
職場上公司有公司的目標,部門有部門的目標,個人則有個人的目標。理論上,個人目標加總應成為部門目標,部門目標加總便應成為公司目標,但實務上世界當然不會這麼美好,其它部門同事有一百個不理你的理由!
最常見的一種是,同儕或部門間都有競爭關係,每個人會追求自己或團隊的績效表現,你在乎的「優先」對他來說並不急迫,幫助其它部門同事雖然也符合公司目標,但無法突顯自己的表現,自然會選擇晚點再做。再來,如果不同業務存在潛在衝突,幫了你會影響他自己,這種情況當然能拖就拖。還有一種情況是,與Jack競爭的其它同事也拜託了同一個部門優先處理他的業務,結果受託同事在太多需求纏身之下,選擇先回應與Jack競爭的同事。
造成Jack的業務被擱置,理由有百百種,隨便舉幾個例子都可以發現和人有密不可分的關係,想要自己的業務優先被處理,或至少不會被放著不管,三件事一定要掌握。
搞清楚公司目前是否有重要任務
有時候全公司目前有重要專案,例如新產品要上線,新客戶要爭取,攸關未來重要營收,或是老闆最重視的案子正在推動,很多部門都同時在拼這個案子,這時候如果Jack拿一個與此無關的項目去請同事幫忙,自然完全不會被理會。提出需求之前理解自己案子的重要性是第一件要務。