為了要確保討論能夠更有深度，Gates 建議在討論前先發送不記名的問卷給團隊中的成員，問卷可以包括以下的問題：
在團隊合作過程中，有什麼是值得鼓勵的？
在團隊合作過程中，有什麼是有問題的？
針對有問題的狀況，有什麼具體例子？
針對有問題的狀況，你個人扮演了什麼角色？
除了問卷，協調者也應該私下和團隊成員溝通，了解每位成員面對什麼問題，以及他們希望協調者能夠為他們做些什麼。透過問卷和溝通，協調者就能夠更清楚在討論時應該要注意些什麼，也能夠讓團隊成員知道這次的討論會針對那幾個問題，避免失焦甚至變成吵架大會。
例如：一位成員抱怨某人很常在會議中打斷他的話，協調者就可以在討論時留意這一點。當他發現某人真的在打斷那位成員的發言時，他就可以點出問題所在，然後提供機會讓兩位當事人做更深入的討論。
2. 討論前要先設好場子，讓參與者能夠安心說「真話」
完成了上述的準備，接下來就可以開始團隊的討論。
但是，要讓這樣的討論有效率，並且能夠達到化解緊張關係的目的，我們需要一開始就把場子設好。首先，我們要讓所有參與者都知道這是一場要求大家說「真話」的討論，「溫良恭儉讓」這些「美德」就要被暫時放一邊。要真正的解決問題，所有參與者都要利用這場討論，詳細而公開的讓大家都知道他對團隊成員不滿意的事。
一般人都不習慣在這些公開場合說「真話」，因此，我們可以請場內最資深/最高階的成員來帶領大家承諾：我們需要誠實、勇敢的說出我們面對的問題，好讓我們往後的合作可以更順利。在這一刻，我們需要完全的專注在這場討論上，而且在討論時我們可以顯露出我們「感性」的一面。最後，透過這場會議，我們會變成更強大、健康、有衝勁的團隊。
透過這樣的承諾，我們能夠讓所有的成員知道，他們有一個很特殊的機會能夠解決困擾了他們很久的問題。而在場的每一位參與者都朝著相同的目標努力。每位參與者所說的話，都是為了讓彼此變得更好。
這樣做，我們才能夠讓每個人更有動力去找到真正的問題點，並將它解決。
3. 分享個人「脆弱」的經歷，加深團隊成員的了解與信任
在設定好場子後，我們可以開始請參與者分享塑造他們性格的往事。由於這些事件都可能很個人，而且會展現出每個人脆弱的一面，因此，大部份人都不太願意將這些經歷說出來，除非有人願意先開始這樣做。
因此，討論開始前，我們需要先找一位成員（最好是最資深/最高階的哪位），請他成為第一位分享的人。其他的參與者看到有人願意領先分享，就比較容易放下心防，並且了解沒有人會因為分享的內容而批判他。
