如何才能把「自我展示」的執念踢開呢?我們可以從以下四點做起。
‧明白為對方以及雙方共同利益著想的回饋才是有效的,否則一切都是徒勞,甚至可能造成反效果。
‧承認自己作為利益相關方,在回饋時是存在偏見的。那些想當然的「我以為」和「我覺得」脫口而出的時候,它們並不是客觀的描述。
‧懂得回饋要有節制。為了回饋的有效性和溝通價值的最大化,我們必須控制自己的回饋,而不是讓它肆意脫口而出。
‧給予對方足夠的信任,相信他能從客觀描述中獲得洞見,並找到更好的應對方式。
使用模型和工具「強迫」各方有效回饋
職場雖然複雜,但也是最容易實踐工具化與模型化的場域。我們自己當然可以實踐建設性回饋的四個步驟,但在職場中,要求別人也這樣做是很難的。這時候,工具和模型就是最好的幫手。
模型可以說明我們快速建立信任,推行有效回饋的方式。在會議或者日常溝通的一開始,我們可以和所有參與方約定,使用同一種或某幾種溝通模型或回饋工具。接下來,我將介紹職場中接受度最高的兩種回饋模型:SBI回饋模型和PPCO回饋模型。
SBI回饋模型
SBI回饋模型是指有效的回饋必須包含Situation (情景界定) 、Behavior(行為描述) 、Impact(行為影響) ,即有效回饋需要描述時間、地點、對方的所說與所做,以及其行為產生的影響。SBI模型適合一對一的對話場景,像是績效考核、工作回饋或總結。
比如,小T的主管想對小T在專案會議上的表現進行回饋。他把小T叫到辦公室,對他說:「你平時說話要注意分寸,別太武斷,發表觀點時不要咄咄逼人。」聽了這樣的回饋後,小T會很困惑:「主管是覺得我哪句話沒說好嗎?我怎麼沒感覺到?我是不是哪裡冒犯到他?」
如果運用SBI模型,主管就可以這樣說:「小T,我發現在前兩次專案會議中(情景界定) ,你表現得非常積極,似乎對自己的觀點很有自信。我記得你說:『說實話,只有A公司才有實力做IT顧問』(行為) 。透過這的表達方式,我看到了你的工作熱情,也看到你對A公司的信心,但同時也覺得你表現得稍顯武斷,讓其他人沒有表達意見的空間(行為影響) 。希望你下次注意一點。」
上述回饋包含四個部分:第一部分,讓小T知道主管是講他在專案會議上的表現;第二部分,真實再現小T的行為,讓他以旁觀者的角度看待自己的表現;第三部分,指出小T的行為對別人造成的影響;第四部分,主管提出要求和期待,讓小T知道應該如何改進自己的說話方式。
SBI模型告訴我們,一對一的回饋需要明確而具體的情境,不能空泛地打擊對方;要客觀描述具體行為,不能一概而論;要如實講出該行為的影響和自己的感受,不能遮遮掩掩。