亞馬遜的會議不會使用PPT,有幾個理由:
1. PPT用得巧妙與否會改變與會者接收到的印象
PPT是簡報時很容易使用的軟體,既可利用投影模式,配合簡報的節奏翻頁,又可利用動畫秀出圖表等,讓人留下深刻的印象。
運用這一類功能,在對的時機、強弱分明地進行簡報,相信與會者都會感覺「很精采」吧。另一方面,如果不會善用這種種功能,只用單一的黑色做成資料進行簡報,與會者就不太會覺得那是好的提案,對吧?結果變得難以分辨「提案內容本身精不精采」。
2. 條列式資料,日後看不懂
簡報者以補充說明PPT的方式做簡報,比方說,假設PPT的某一頁以「這次計畫將帶來三大好處」為題,條列式地寫出三點。先簡單地讓人知道有三點,再以口頭方式逐一詳細說明。在會議的場合,這種「只有重點做成PPT,詳情則以口述」的方式因為非常簡單易懂,已成為固定的簡報模式。
不過,事後重讀資料會發生很大的問題,因為搞不太清楚內容,會議上因有簡報者補充數據才能夠理解。人的記憶力很不可靠,連簡報者說了些什麼都想不起來。
而這正是亞馬遜發出「PPT禁令」的原因。發出此禁令的不是別人,正是總裁傑夫.貝佐斯。
貝佐斯禁止條列式書寫
PPT禁令應該是二○○六年左右發布的,在那之前亞馬遜的會議上同樣會使用PPT。
不料,有一次傑夫.貝佐斯重讀以前會議的PPT資料後大發雷霆:「這樣的資料,別人根本搞不清楚它想表達什麼不是嗎!」
由於他一個星期在內部會議上要聽取數十份報告,不可能記住全部報告的內容,也難怪他會震怒。所以才會下令:「不准花時間製作PPT的動畫什麼的!全部以文章的形式製作!做成看過就能理解內容的資料!」
結果,亞馬遜的會議廢止了條列式的書寫形式。
從此之後,各種資料都以文章形式寫作,圖表類也不必做成彩色方便別人查看,簡單明瞭地將事實寫成文章反而受到重視。依與會人數將資料列印出來,用訂書機訂成一份一份,以紙本方式在會議上發給每一位參加者,可說回到非常古老的作風。
不過,雖說是文章形式,但可不能沒完沒了地寫好幾頁、幾十頁。基本上不是做成一頁(被稱為「1 Pager」)就是做成六頁(稱為「6 Pagers」)。
1. 商業文件大部分都做成「1 Pager」
簡單的企畫書或報告書等,基本上都寫成A4大小的一頁。亞馬遜幾乎所有可以公開查閱的資料都是1 Pager 的形式。
如果是有關問題發生的報告書,就要將「發生什麼事、發生的背景、採取什麼樣的對策(暫時措施和永久措施)」等等,簡單明瞭地整理成一頁,具體地寫出事實很重要。想附注圖表的話要另外附加,不計入頁數。