主管好像很忙,我可以問問題嗎?社會新鮮人沒做到這3件事,等著回家吃自己啦

2016-06-15 14:57

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新人過關最重要的兩個原則:展現積極的工作態度,和同事維持良好的人際關係。再來這一點也至關緊要:不要害怕!

害怕做錯事、害怕問錯問題、害怕看起來很遜咖、害怕讓人討厭、害怕別人不耐煩…而所有的害怕中,第一名當屬害怕主管。這些害怕,大部份來自自己心中非理性的念頭。很多人在試用期未過關,竟是因為自己這一關未過,自己嚇自己,無法平常心,以致演出失常。

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不要硬撐!不要隱瞞!

首先,要認清楚一點,新人一定是遜咖,不熟悉嘛!所以不要硬撐,也不要隱瞞!有問題就請教,有狀況就回報,這不是示弱,而是示警,讓同事主管明瞭你有什麼問題與狀況,不要等到事到臨頭,最後一刻時,主管才發現事情大條了,卻沒有任何緩衝時間收拾爛攤子。

工作碰到問題,是理所當然的事,每天都會發生,並不是你做不好才會發生;可是如果不回報,導致事態嚴重,不可收拾,那就是你處理不當。

不過有時候問題發生了,新人也不見得會警覺到那是個值得注意的問題,這是因為經驗不足,通常主管會原諒。可是次數多了,主管仍然會抓狂。

唯一可以避免這種情況的作法是,定期向主管回報進度,比如每天下班前向主管口頭報告十分鐘,或Email工作日誌給主管……主管身經百戰,會預先聞到火苗已經點燃。如果你報告了,而主管未能防範於未然,那是主管的責任。

養成回報習慣

糟糕的是,很多新人不習慣報告進度,原因還是害怕!比如:害怕占用主管時間、害怕讓自己看起來無能、害怕主管聽得不耐煩……

在對待新人上,主管通常會多些耐心,他們也期待和新人多互動,以掌握新人的適應情況。主管多半日理萬機,時間寶貴,新人要掌握的原則是讓報告更言簡易賅,主管可以在很短的時間掌握住重點。

一般人在敘述事情時,習慣按著時間序從頭說到尾,那麼向主管報告時,請務必倒過來,從尾巴說起,先說結果或問題,比如:「今天我的進度應該做完某個階段,但是只進行到一半,足足落後兩天。」「這個專案,今天達成百分之一百二十,本月在二十五日就會達到績效目標。」

主管一定會接著問:「怎麼會這樣?」他並不是要讓你敘述發生經過,而是要讓你歸納出原因,請採條列式說明,一條一條說理清楚,比如:「進度落後的原因有三個,第一個是有兩名時薪人員臨時請假,第二個是代班制未落實,第三個是我技巧不熟練,無法馬上頂替。」

倒著報告,先說結論、次說原因,有必要時才述說過程,這樣的報告方式會讓主管感受到你的自信與專業,欣賞你的分析力與表達力,評斷你足堪大任。

馬上辦!馬上交!

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