1. 嚴格掌握時間
我的會議很少超過兩小時。簡單的會議以半小時為佳，再多的內容也不宜超過兩小時。超過兩小時，與會人的注意力已經開始渙散，會議品質一定不好。
2. 人數不宜太多
我很同意貝佐斯的兩片披薩理論。會議人數一多，不可能每個人都發言，討論也會紛亂，參加者應該以能夠參與討論貢獻意見的人為主，如果希望多一些人親自聽到討論，而非會後二手轉述，可以用列席方式，區分與會者的身份。
3. 要求事前熟悉議程並讀過會議資料
事前對開會內容的了解與準備非常重要。很多人參加會議，都是進會議室才開始切換頻道翻資料，自然需要更多時間才能進入狀況，這對會議效率會有很大影響。需要報告的人更必需事前有充足準備，對於要說服其它與會者同意提案或幫助大家做出結論，提案者的事前準備扮演關鍵角色。（延伸閱讀：「這兩種低級錯誤，職場一定要避免！」前外商董事長：當業務是最寶貴的學習機會）
4. 議程順序很重要
會議討論事項有時會因為第三案的結論影響第五案的討論方向，有的事項很快可以過完，有的則需要反覆的討論，因此議程排定對會議效率有很大影響。我通常會把快速的，與其它案件無關的放前面，互相有關聯，需要討論很久的放後面，最終再確認一下是否結論都可以成立，不會互相矛盾。
5. 掌握討論節奏
會議結奏是會議主持人功力的展現。一方面我們希望與會者都有參與感，充份討論，意見都被聽到，達到充份溝通之後再做出結論。但是不可避免的，總是有人發言會比較冗長或是發散，其它人接話又讓軸線歪掉，主席如果不盯住時間，讓大家適度發言也適時拉回主軸，常常一聊就半小時不見了，主席的重要工作就是在收放之間把握時間，掌握節奏的平衡。
6. 最後收斂並執行追蹤
在開完長長的會之後，腦袋也僵了，最後的結論與追蹤事項非常重要，幫助大家整理今天會議的共識，並且誰要負責追蹤執行什麼？下一次的會議也一定要以檢視追蹤事項的執行進度開始，形成好的循環之後，就能養成每次開會完大家當責的態度，會議的效率與成效也就自然成形了！
開會是工作之必要，有時甚至是必要之惡，好好開會可以幫助工作效率，讓你生產力大增！
作者為「領袖100 | 職涯貴人引路計畫」創辦人，職涯上半場都在外商金融業奮鬥，有著許多豐功偉業，卻始終對人才議題懷抱強烈熱情
責任編輯/周岐原
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