不分公司內外，只要光看對方電子郵件的寫法，就知道這個人會不會工作。讓人一目了然的電郵，包括以下四個要點：
① 標題寫清楚
有些人寄來的電郵，標題只寫「辛苦了」或「我是○○公司的某某」，但這種標題無從得知你是為了什麼事情來信；再說只要看寄件人，就知道這是誰寄來的信了，為何還要寫兩次呢？對於忙碌的人來說，這種無法從標題得知內容的來信真的很麻煩，點閱的優先度也會下降。有鑑於此，各位的信件標題應該寫得清楚、簡潔，當內容主題隨著信件往返改變時，就該更改標題。
舉個例子，當你發出了標題為「開會時間調查」的電郵，收到與會者的回信後，若你只是單純回覆，標題就會變成「Re:Re:開會時間調查」，收件者無法直接從標題得知，開會時間到底確定了沒。
這種時候，大家只要把標題改成「開會時間已確定【7/6（三）14：00】」，收件者就不需要打開信件，便能知道會議時間，十分方便。
② 正文內容從結論破題
即便只是想調查開會時間，還是會有人像寫作文一樣，滔滔不絕地從「為何要開此次會議」、「委託人的想法」、「希望能有什麼成效」等不相干的主題談起。這種流水帳式的信件在商場上是大忌，因為收件者想知道的只是「此次會議與何種主題有關」，以及「對方希望自己做些什麼」。
儘管一般信件的開頭都會稍微寒暄，不過打完招呼後就該馬上進入正題，並且以結論破題，讓對方在第一時間知道你要幹嘛。
③ 以條列式寫出候補選項
舉個例子，在調查開會時間的信件中，若一長串地寫出「開會時間暫定7月4日（一）、6日（三）下午或11日（一）上午，不知大家哪個時間比較方便？」就顯得拖泥帶水不好懂；但如果改成條列式，大家一看就知道有哪些時間可供選擇。列出條列選項時，可使用「●」讓選項更加清楚（目的在於讓人一眼注意到選項，因此不適合使用太小的「‧」或容易與圈號搞混的「○」）。
④ 善用換行或項目符號讓郵件更清楚
電子郵件本來就是迅速告知對方重要事項的工具，因此寫法也應該力求簡潔。在同一個段落裡的逗號或句號處換行，是基本原則。此外，以條列式提及日期或成員等相關資訊時，一般不會使用辨識度較低（意即線條較細）的引號（「」），而是使用【】凸顯該資訊的存在，如此一來，對方就能一眼看見你的重點。
下面的電郵內容，便是依據上述4個要點寫成的範例，供大家參考。只要在寫信時多用點心，就能大大提升你的傳達能力，下次就試著這麼寫看看吧。
標題：開會時間調查
正文：
○○部長 您好：
我想針對暑期企畫的展覽會安排一場會議，
請就以下三個時間，告知您方便的時段。
● 7/4（一）10:00～17:00
● 7/6（三）13:00～16:00
● 7/11（一）10:00～15:00
煩請於【6/28（二）17:00】前回覆，感謝！
以電子郵件通知會議時間變更時……
NG →「關於本次安排在星期二的會議，因多人提出星期○較方便……。」
OK →「此次會議將改至星期○，若時間不方便，煩請告知，謝謝。」
作者｜神戶美德, 小早川優子
神戶美德（かんべみのり）：神戶大學法學院畢業，英國Edinburgh’s Telford College Illustration with Design HNC學程修畢，日本Globis大學商學院（Globis University Graduate School of Management）工商管理碩士（MBA） 。
小早川優子： 慶應義塾大學商學院「個案分析授課法研究普及室」認證講師，慶應義塾大學研究所經營管理研究學科經營學碩士，美國哥倫比亞商學院工商管理碩士（MBA）。
本文經授權轉載自遠流《這樣下指令，工作急．展．開！》
責任編輯/陳憶慈
