讀信時盡快處理：讀信、刪除，或是放入資料匣裡等一下處理。
改打電話：如今，我們用手機完成一切工作，獨獨不用來打電話。當你的電子郵件交談串裡有兩個訊息以上，請改打電話。請先致電對方，讓他們可以放心打電話給你，你要靠這樣培養出信任。此時此刻更是如此，有很多人覺得很疏離，比以前更願意接到來電。
訂出電子郵件禮儀協議，從源頭阻斷問題：把內部電子郵件使用規則列在下次團隊會議議程的上方。我保證，每個人都和你一樣對電子郵件有相同的感覺，很樂於進行討論：
．清楚說明你多久查一次電子郵件，如果他們在這當中要找你，你希望他們用什麼方式聯絡你。
針對非緊急訊息的合理回應時間達成協議。
．決定電子郵件應該發送副本給哪些人；顯然愈少愈好。
．同意由大家輪流管理團隊信箱，這樣就不用重複做同樣的事。
．制定政策以管理工作時間以外／不同時區的電子郵件，要尊重你個人的界限。
．停止來來回回的感謝／致意電子郵件。
．提供訓練，教導大家寫出簡潔有力的電子郵件。
．在主旨欄清楚說明有需要誰做什麼事、或是單純提供資訊而已。
．請大家不要再隨意發送電子郵件。如果他們的說法是以免自己忘記，那麼建議他們改用Notes功能。
．要求那些在晚上才發信的人改為放進草稿內或是寄給自己，他們可以在隔天重複確認語氣和內容都適當之後再轉給你。這麼做只要花幾分鐘，但是可以避免引發可能的冒犯或誤解。早上送出去的電子郵件，總是和前晚黃湯下肚後擬好的草稿不一樣。
．對於針對相同主題想到就發送兩、三封訊息的人，打電話和他們談談。因為這些人不願意花時間編輯成同一封比較審慎的郵件，也不願意嘗試更好的作法：打電話給你。
．對團隊裡的新人說明你的電子郵件基本規則，他們會樂見你尊重他們的時間。
作者介紹：曾娜艾．芙瑞特（Zena Everett）
一位以瘋狂忙碌為主題的國際性領導教練與演講人。
她二十八歲時創辦了一家招募顧問公司，看到某些候選人比其他人極有信心且成就非凡，這讓她甚感興趣。為了了解當中的差異，她賣掉了公司，鑽研組織心理學與高階主管顧問技巧。
身為教練的她，也成為許多資深領導人信賴的知心人。她定義自己的角色是要刺激他人找出自己的盲點，讓他們可以順利應付自身角色中的複雜。
我們每天做的事情定義了我們這個人，理解哪些干擾有礙績效導引她發展出極受歡迎的瘋狂忙碌主課程和專題演講，幫助領導者和他們的團隊設定時間、焦點和注意力的優先順序，以利達成出色成果。
她的第一本書是《翻轉思維：拿走事業中的恐懼》（二○二○年由鷸屋出版社［Curlew House］出版）。
本文經授權轉載自大塊文化《瘋狂忙碌拯救法：專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者！》
責任編輯／郭家宏
