你的上班時間,28%都花在Email上!節省時間的妙招竟是「打電話」

2022-10-03 09:40

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打電話可以節省溝通時間(圖/取自Unsplash)

打電話可以節省溝通時間(圖/取自Unsplash)

電子郵件是否扼殺了你的生活?
你的收件匣是否變成你的待辦事項清單?
你有沒有用手機打過電話給別人?

我們使用電子郵件的方式扼殺了生產力。電子郵件變成一種侵入性的干擾,把我們綁在螢幕前面,就像是職場版的日本虎杖(Japanese Knotweed;譯註:這種植物很會蔓延,侵入性高且速度快,非常霸道)。麥肯錫公司的研究人員說,我們要花掉約28%的時間主動管理電子郵件,這已經超過每天四分之一的時間了。

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對多數人而言,處理電子郵件不算是工作。電子郵件本來應該是一種幫助我們完成工作的工具,但現在卻頻頻造成干擾,並拖慢我們的速度。

為何我們天生就會馬上去回應訊息?

猴子演化而來的人類大腦,一出現通知訊息,直覺上就會回應,這種反應有一部分起因於一種名為緊急效應(Urgency Effect)的腦部現象。我們的心智會把即刻的滿足(清空電子郵件)排在前面,勝過長期的獎賞(抓到屬於我們的羚羊)。

我們比較喜歡去做有期限的急迫性小任務,而不是沒有立即時限的重要工作。即時且確定的回報,會給大腦獎賞。甚至,就算沒有期限,我們也會去做能比較快速完成的工作,因為大腦會愚弄我們,告訴我們自己做完了一件事。

正因如此,當我們不知道如何下手進行挑戰性的任務、遭遇不同於平常的問題或是需要更多腦力時,最後就會自動跑去檢查收件匣。這是短期內最輕鬆的選擇,但這麼做只是自欺欺人。

試著忽略要有所回應的壓力

我們永遠都處於「上線」狀態。一看到電子郵件,即便多數訊息都可以之後再處理,但我們就是會感受到要隨即回覆的壓力。在家工作時這股壓力會更強烈。我們馬上回電子郵件,以證明自己真的有在工作,但是其實那時候我們應該離線,重新自我充電或是去做一些有影響力的事。

我們不應該藉著隨傳隨到來證明我們真的在想工作的事。

延伸閱讀:即使做了時間管理,工作效率仍不見改善?專家分享2個時間運用技巧,讓你擺脫窮忙生活

如何打破這種習慣

有些人會用以下其中一種方法來處理電子郵件:

1. 努力清空收件匣,強迫似地將電子郵件分類到不同的資料夾,並以顏色作為標示系統。

2. 會放棄清除郵件,宣稱就算他們的收件匣裡已經有超過三千封郵件,但是他們仍能用關鍵字找到自己所需。

你可以採用折衷策略:

少去檢查電子郵件:不要每30分鐘就查一次、同時還緊盯著郵件通知,你可以關掉通知,並拉長檢查電子郵件的間隔。聚焦在你的實質工作上,安排一天之內檢查電子郵件的時間,不要一直去想收件匣裡有什麼。如果你變成每小時才看一次,一天就比每30分鐘看一次少了八次。如果查一次電子郵件需要15分鐘,你就替自己省下兩小時……不用謝我。

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