請大家試想一下，自己身邊感覺善於表達者，他們的電子郵件和言談方式，多半都相當簡潔。
並不是因為他們將內容簡化而顯得簡潔，而是懂得省略多餘的資訊，只歸納出最精簡的重點。溝通感覺上，並不會覺得他過於平淡、也不致於冷漠，這時候總是會認為「這個人的電子郵件一向清楚易懂」。
那麼，所謂的「傳達」究竟是怎麼一回事呢？每當想向對方表達些什麼時，腦中到底如何運作的呢？
想要把表達的內容變得簡潔，首先得讓自己的腦袋清晰，這時候大腦進行的動作就是—抓重點。
聰明人懂得抓重點
我長年從事大學、入社應考等申論題撰寫的指導工作，不如就以此經驗為例進行說明吧。所謂申論題應試，就是針對某個題目，將自己的想法合乎邏輯地加以說明的考試。
為了能寫出合乎邏輯的文章，我一向指導學生使用自創的「邏輯模式」＝「四段構成」。其實不只是申論撰述而已，舉凡商業書信等各種寫作或是對話的場合，都可活用這種四段模式的技巧，將想要表達的內容合乎邏輯且精簡扼要地予以歸納。
所謂的「四段構成」如以下所述：
第一段：拋出問題→「…嗎？」
這是為了表達自己已針對題目的問題點，進行思考整理，並準備針對該項議題陳述意見的開場。
「雖然題目如此主張，但這是正確的嗎？」諸如此類，將題目轉換成「是非題」藉以拋出問題作為開場。
第二段：表達意見→「固然…不過…」
針對自己拋出的是非題，表明個人選擇的立場。這時候，通常會引述「反對意見」，先說出「固然…」；隨即再以「不過…」論述加以反駁，表達出自己的意見。
第三段：展開論述→「背景原因是…」、「畢竟…」
針對自己為何持有如此意見，闡述個中背景、原因、歷史原委等，此為申論時最重要的部分。
第四段：結論→「因此…」
整理全文，最後再次明確表示自己的主張為贊成或反對。
雖然各所大學的應試申論題不盡相同，但通常申論文作答的限定字數為八百到一千字，要在如此限定的篇幅下，最好以四段構成來撰寫。
而且，我們平時經常寄出的商業電子郵件等書信，多半篇幅更短。如果在這種狀況下，試著套用四段構成作為書寫架構，將會變成以下內容：
第一段：拋出問題
新商品「○○○」真的適合於九月發售嗎？
第二段：表達意見
固然大部分的企業向來都在九月，規畫推出新商品，不過在氣候快速暖化的當今，若顧及消費者需求，應該將發售日往前訂在更早的日期為宜。
第三段：展開論述
雖然尚未得到確定訊息，不過業界中都在盛傳，我們的競爭對手A公司和B公司皆準備提早發售，各大媒體也緊盯著他們的動向。
第四段：結論
