當收到一則新訊息時，你有這幾個選擇：
- 閱讀完後判斷為不需要花時間閱讀和回覆
- 閱讀完後，必須馬上回覆並行動
- 閱讀完後，可以稍晚回覆並行動
- 稍後再閱讀
大多數的人不清楚前兩個選擇的差異在哪？導致花費很多時間在不需要回覆的郵件上。如何去分辨孰先孰後的電子郵件，你已經有不少網路上的建議可以參考。這裡想分享的是：如何更細緻化操作稍晚回覆、稍晚閱讀呢？答案是：快速但簡單的回覆，比什麼都不回覆來的好。
優先順序之後，快速回覆是第二件事
今天有一封郵件屬於：優先閱讀，但可以稍晚回覆。請問你真的要花十幾分鐘寫完郵件再寄出嗎？謝家安和 Eric Schmidt 建議：即使你沒有太多時間打完郵件內容、即使沒有想清楚論述，簡單回覆「收到」兩個字都更好。根據 Eric Schmidt 的分享，Got it 是 Google 人最喜歡用的一句話。
快速（但不用過於完整）的回應，不只是生產力的議題，更可以形成正向的溝通循環。因為這個簡單的動作，等於告訴團隊成員：如果你有任何問題，任何人都可以寫電子郵件給我（高階主管）。當成員收到信件時，也會用同樣的態度回覆給你。反之，如果什麼都不回覆，久而久之主管和成員的距離只會越來越遠。
正向的溝通循環體現在公司文化中，也反映在公司是否能快速調整。快速回應帶動組織快速嘗試、快速驗證、快速失敗並修正的步調，讓團隊少走冤枉路。
真的嘗試以上作法後，我自己的發現是…
在我自己的「Yesterbox」裡，運用電子郵件（昨天的收件匣）和行事曆作為自己的待辦清單。如果沒辦法即時簡單回覆郵件的話，我會交代給其他成員協助，確保維持快速溝通的正向循環。
英特爾（Intel）的傳奇創辦人 Andy Grove 在《High Output Management》（中譯：葛洛夫給經理人的第一課：從煮蛋、賣咖啡的早餐店談高效能管理之道）提倡，經理人應該善用行事曆作為生產排程工具。如果你想知道更多，不妨找到閱讀此書內容。
融合「Yesterbox」和Andy Grove的建議，我嘗試利用電子收件匣管理每天的任務，同時利用行事曆追蹤預定進度、長期計畫和重要任務。在使用這個方式之前，從原始的紙本記錄到各種待辦清單 App 都試過，但沒有最適合自己的工具。（別誤會，它們都是不錯的工具，但對我來說總是缺了點什麼）
除了電子郵件外，千部別忽略行事曆的重要性
行事曆並非只是字面這麼簡單，深層的含意是：建立時間的維度、讓你有急迫感，太多研究指出，創造急迫感可以提升生產力，特別是大型組織。
利用行事曆可以預覽每天的會議、休假規劃，你自然會發現時間被切割占用後，幾乎所剩無幾；每天回顧自己的時間安排，一開始一定覺得慘不忍睹，而好的管理習慣都是慢慢培養而成。從中產生的急迫感，是很好的催化劑，讓你更快調整。
資料來源：文章編譯自 What I learned from studying Zappos CEO Tony Hsieh’s schedule for a year
本文經授權轉載自JANDI，原標題：第一手觀察！從 Zappos 執行長謝家華的行事曆學到的事 (上)
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