「請做會議紀錄。」
初入社會之時，每每聽到這句話總是會令人傷透腦筋。煩惱著到底要記錄些什麼比較好呢？於是，便將自認為很重要的發言，一個一個用筆記寫下來。重點似乎已經不是在參加會議這件事上，而是拚了命地留下紀錄、不願意漏失任何一句話。而由於筆記是匆忙之下所寫，不是直接給他人看的東西，因此，必須在會議後用文書軟體重新再謄寫一次。
這過程相當花時間。然而，當把這份整理好的會議紀錄發送給大家時，我自己也不禁產生「有必要發送這份會議紀錄嗎？應該沒有一個人會重複看好幾次吧」的念頭。
果不其然，會議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾裡，而之後，也似乎完全無用武之地，真的是浪費時間的作為。
與其說我所寫下的是會議紀錄，倒不如說是隨機的發言紀錄來得更為適切。後來，也有許多人負責做會議紀錄並發送給大家，但還是沒有人會去重複翻閱。「會議紀錄的目的究竟是什麼呢？」有好長一段時間，這件事一直是我內心裡的一個謎團。
著眼於議題而非發言內容
在文章寫作指導中，當掌握到「議題」時，腦中會靈光一閃，「我懂了！原來不是寫下發言內容就好」。下頁有一篇會議紀錄，請各位先大略瀏覽看過去就好。
會議紀錄最重要的重點是：
把議題以「問題」的方式，在腦海中大大地清楚地寫下來。
這就是全部了。這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。
為什麼這麼說呢？這是因為我們不論是在開會、小組報告或與人會面時，都沒有事前確認「議題」的習慣。
舉例來說，假設你今天已經去見過某個人，當被問到「當時，你們談了些什麼內容」時，你應該會回想起來「說了這件事，也說了那件事」。那麼，當被問到「你們討論的主題是什麼」，要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候，這一點其實是相當困難的，因為日本人對於「議題」這個概念非常地薄弱。
因此，無論是會議、或是類似「有關秋季區民祭典活動」的討論會等，皆以一種含糊籠統的形式開始，由出席會議者們緩緩地輪流發言，而不知不覺之間，當會議結束之時，則是往某個方向做出最終結論。
很多時候會議紀錄都是交給年輕員工負責，如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話，如「秋季區民祭典活動日期是什麼時候」、「秋季區民祭典活動的贊助廠商要委託什麼企業幫忙」等，那麼，負責會議紀錄的人就會比較輕鬆，不過，這樣的機會卻是可遇不可求。
幾乎大部分的人參與會議或討論會時，都曾出現過一次或兩次這樣的念頭，「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。
即便是這種步調輕鬆但卻有些許模糊不清的會議，只要在會議之後，好好地下功夫來寫會議紀錄並發送給所有出席人員，就能夠讓整個會議的議題變得清晰，也能夠把「這次會議是在開什麼的啊」這種問題，整理出一個頭緒傳達給所有人。
如果只是將優良的發言內容有條不紊地記錄下來，那這份會議紀錄也只是在浪費時間而已，請避免這樣做。試著去改變自己的觀念吧。
不要把注意力放在出席人員說了些「什麼」上，而是放在他們說了「與什麼有關」的話。在每個發言的背後，都有一個「問題」，也就是議題，請把焦點放在該處並仔細聆聽，然後寫下筆記。
提出良好發言內容的人，或是提出能夠讓會議流程改變的發言者，他們肯定了解什麼是「好的問題」。也應該能夠將過去已經討論過的「問題」方向，一口氣轉向更好的方向。而我們也可以思考一下那個「問題」是什麼。
接著最後的部分，要來思考「今日的會議，結果到底討論了與什麼有關的事情」，然後把它用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭處。當然，有些時候可能會出現多個議題同時討論的狀況、或會議中途議題偏離了會議主軸的情形，而這些臨時狀況讓會議就在一股不明確的氛圍下突然地結束了，每間公司應該都曾經遇過這種情形。不過，也正因如此，找出那個最核心的議題，便是此時最為重要的一件事。
若能將核心議題白紙黑字寫下來，那麼，收到會議紀錄的出席人員內心也會這麼想，「喔！沒錯，我們在那次會議決定了目標，原來是這麼回事。當會議開始時，我不太明白為什麼，有種就默默地聽從講話大聲的人的意見，不過，現在我懂了，那次會議主要目的是要決定活動目標的呀。這份會議紀錄提醒了我，沒錯，就是如此啊」，相信出席人員一定會更加了解自己所做的事情，對整個活動團隊也會很有幫助。
而實際上在書寫的時候，把核心議題擷取出來，用問題的方式來做修正，其實是一件相當高難度的事情。不過，這樣的作業流程，能夠有效鍛鍊頭腦，是一項出色的寫作訓練。請不要放棄，繼續努力嘗試。
若能將會議議題以「問題」的方式，清楚明白地呈現出來，撰寫會議紀錄就不難了。
對於所提出的問題，要做出什麼樣的「回答」呢？這就是本次會議最終的「決議事項」，將其寫在會議紀錄最後面就可以了。
在「問題」與「回答」之間，要先決定優先順序，從大方向開始大概寫三個左右即可，比如要用什麼步驟或方法來討論問題？（會議的流程）、回答該問題時，哪些部分必須特別注意？（會議的重點）。不需要太過枝微末節的細節。決定優先順序是很重要的工作，如果能夠做到這一點的話，那麼會議紀錄的第一步就算合格了。
升級重點一 明確提示前後流程
如果能夠將會議的前一次與後一次的狀況，寫在會議紀錄中的話，這份紀錄對活動進行將會大有幫助。
會議這種東西，總是容易陷入混亂的局面，因為現場有許多人說著各式各樣的事情。而自己也會因此失去發言的方向，不知道自己到底在說什麼事情的話題。最糟糕的情況，也有可能推翻原先的會議主旨，比如提出把過往議題都否定掉的新議題，像是「秋季區民祭典活動，真的有舉辦的必要嗎？」這種提案。
為了不要演變成上述的情況，該怎麼做比較好呢？ 請試著回想起本書到目前為止提過的內容，想要了解「現在，自己所在的位置在何處」，不能光是只有看到「眼前」的事物，這樣是絕對不夠的。要把視野放在過去，接著再放在未來，從不同的角度去看，才是正確的做法。換句話說，應該要寫下「至前一次為止的流程」以及「下一次的預定計畫」。事先於開會前將這份會議紀錄發送給大家的話，所有人都會相當清楚當天會議的流程與走向。
而由自己主導會議並寫成會議紀錄的情況也是如此，整理自己頭腦的思緒，事先將「至前一次為止的流程」、「本次的議題」、與「下一次的預定計畫」等事項寫入會議紀錄中，接著再進入正式會議即可。當然，在當天的會議中，「下一次的預定計畫」可能會有所變更，不過，就算是假設性的計畫也無妨，總之先提一個方案出來。這麼一來，會議的入口及出口將變得相當明確，即使迷失在會議中也能夠找到回頭的方向，不用再擔心會議的主旨被推翻了。
升級重點二 寫下此次會議的定位
會議的定位，亦即面對所提出的「問題」要採取什麼樣方式的會議？如果也能夠把這點先寫下來的話，會比較好理解。
如果這場會議是針對某個問題，要找出一個答案的話，那麼這次會議的定位便是「決策」。另一種方式是面對「問題」時，可以不斷地提出各種可能的方案，目的是天馬行空的發想，而不是下決定，那麼這次會議的定位便是「腦力激盪」。
隨著會議定位的不同，出席人員也會跟著改變。如果是決策會議，那就必須要邀請擁有決定權的人參加，否則這場會議將毫無意義。而如果是需要許多點子的腦力激盪，可以用特別來賓的方式，邀請總是具有獨特想法的人參加會議，也是很不錯的方法。
升級重點三 用疑問句寫下「今後的課題」
所謂「今後的課題」，是指比下一次會議的議題範圍更加廣大的一種未來方向。這裡也請使用疑問句的方式，讓下次的目標更為明確。也由於讓全體成員共享下一次目標的大方向，因此不論是收集情報或下次會議的準備工作，都變得更為容易了。
良好的會議大綱
讓我們回到剛才提到區民祭典會議的例子，把注意力放到「問題」上，再按照會議的流程來看，將會變成如下的走向：
前一次的問題：對於區民祭典活動有些什麼樣的想法？
↓
有太多想法難以選擇。細節留待下次討論。
↓
這一次的問題：舉辦區民祭典活動的目標是什麼？
↓
目標是要增進世代之間的交流。細節留待下次討論。
↓
下一次的問題：要如何增進世代之間交流的機會？
像這樣子把會議的議題，整理出一個邏輯，應該就能夠理解，這個過程最終將會導出會議的結論。看到這裡，是不是有一種似曾相識的感覺呢？沒錯，就像實踐一裡提到的文章寫作綱要。要舉辦一場好的會議，與要寫出一篇具備好「問題」的文章有異曲同工之妙。
如果會議主持人沒有告知今後的課題、下次的預定計畫，以及團隊成員每個人應該要做的事情，可以在會議當場或者會議過後再詢問大家的意見都沒有關係。
將整理完備的會議紀錄發給大家，如此一來大家應該會仔細地閱讀才是，並且會為了做好未來開會的準備而多讀幾遍，甚至帶到下次會議上，好好地放在桌前。
與文章寫作一樣，讓會議和討論會成功的祕訣，就在於所提出的「問題」。如果能夠學會如何寫出把重點放在「問題」的會議紀錄，那麼，當自己在主持一場會議時，也能夠妥善安排各項議程以便使會議順利進行。不僅如此，甚至還可以有效提升團隊成員對於會議的認知、使團隊成員更加了解會議運作過程。
作者介紹｜山田紫霓
文章寫作教育家、作家、慶應義塾大學特聘講師。
曾任倍樂生論說文寫作雜誌主編達16年，為培養高中生的思考力與寫作力不遺餘力。後獨立創業，於各大學、企業從事文章表現力、思考力、演講力的教育工作。著有《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》、《為什麼你說的故事「沒有用」》（暫譯）等書。
網路專欄「大人的論說文教室。」連載中。
本文經授權轉載自方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術：透過自我提問，找到切入觀點。沒靈感時，這樣寫就對了！》（原標題：實踐三 會議紀錄—傾聽與引導的祕訣）
責任編輯/陳怡蓁
