「溝通」絕對是工作者最該具備的軟實力,過去電腦未問世時,我們用面對面、書信洽談合作,如今有 E-mail、通訊軟體的協助,讓商談公事更為效率。但是,科技的協作,不代表就能忽視 工作溝通禮儀 ,快來檢查你是否誤觸溝通地雷了!
工作溝通禮儀為什麼重要?
進入職場後,工作上難免犯些失誤,有些冒犯無傷大雅,只是讓個人專業形象打折扣;有些犯錯卻可能一夕之間,讓公司損失好幾千萬!工作,每個人勢必要學會「溝通」的能力。
不論當面對談,或用 E-mail 、通訊軟體,「工作溝通」不僅是職場上個人的軟實力,更是一間企業永續經營的重要競爭力。
也許有些人不認為「溝通」,會對自己仕途升遷造成影響。觀察職場上的成功人士,他們的成就往往奠基於重視細節中的魔鬼,因為重視每次溝通、聯繫、避免出錯,個人品牌形象才逐漸在市場上建立起來。
工作溝通,看似不難,但要做到盡善盡美,的確要花一些功夫。以下 10 點建議,讓我們蛻變成一位善於溝通的工作者!
1. 注意每次溝通的用字遣詞
不論是簡報、文件或是通訊軟體的資訊傳遞,用字選詞錯誤、文法邏輯不通,往往造成閱讀者的困難,同時給人不用心的評價。
每次按下傳送鍵前,若是重要文件,請同事幫你檢查一遍,也可以在無人房間,大聲朗讀出來,感受語句的抑揚頓挫。若是常用的詞彙,自己又經常會出錯,不防建立一個詞彙清單,每次使用前先對照一下,或利用網路字典,再次驗證正確性。
2. 壞消息還是當面談較有禮貌
Email、通訊軟體讓溝通變得方便,但不代表所有消息都適合在上面發佈。
解雇、離職、取消合作…這些資訊透過科技,無法真實傳遞當事人的語氣、情緒,甚至是細微的肢體語言。為了避免曲解片面之詞,或是降低誤會的風險,這些都該透過口語表達、行為練習,讓溝通這件事更順暢。
即使是遠距工作團隊,面對面討論仍有必要
3. 不同意見,聰明又適時表達出來
開會中一定經歷想表達反面意見,但怕傷和氣而應聲吞下的窘境。但不敢表達意見,導致工作問題一再擴大,是任何人皆不樂見的。有準備的辯駁,是每個人在工作上應學習的技能,網路上提供一套 Situation– Behavior– Impact 技巧,讓你學習如何運用清楚、具邏輯的言行,捍衛你的溝通立場。
4. 對事不對人,態度勿太過武斷
工作上難免遇到爭論,有時自己過度斷定跟堅持,會造成溝通上的阻礙。
協商、妥協是溝通最重要的技能,但不代表你只能卑躬屈膝;悉聽尊便的態度,而是向事件、任務說不,但同時維持良好人際關係。