多數人願意停下聆聽別人所言的時間，估計頂多二十秒吧，如果超過二十秒，聆聽者會漸感不耐，而且變得想要開口插話。可以說，「四段構成」是為了在對方願意傾聽的時間內，把訊息全部說完的方法。
想必有不少人都曾被交談對象問過：「那麼，你究竟想說什麼？」
就自己的立場而言，其實是為了向對方確切表達要說的內容，才說得相當仔細，來龍去脈交代得十分清楚。不僅慎選詞句，也花了許多時間，結果過程中對方卻露出不悅且煩躁的表情。
如果是私人場合，或許對方會提醒一聲：「說得再清楚簡要一些啦！」這才發現自己的溝通方法欠妥。而在商務場合中，有時也會因此被主管提點：「給我說得簡短扼要一點！」才會予以改善。
不過，如果交談的對象為後輩或廠商，他們不會如此直接了當地提出指摘，而是滿臉笑容地豎耳傾聽，有時還會一副深感認同地說著：「喔！」、「原來如此。」內心卻訝異著：「完全不知道對方在說什麼！」只要自己沒察覺到溝通方法錯誤，將會不斷地遭到對方輕忽，在職場及商務交流上，務必排除這種狀況。
想當然耳，最好能在友人、熟人、主管開口問道：「那麼，你究竟想說什麼？」之前，就擺脫錯誤的說話方式。
那麼，讓對方感到煩躁，或是無法順利讓對方了解訊息的原因究竟為何？主要的原因就是──話說得又臭又長。
人聆聽的專注力只有二十秒
大部分的人都認為，簡短的說明無法令對方完全理解。因此，愈想要向對方確切表達，就愈會東湊西補地加上各種資訊，認為姑且先詳細地丟出一些沒必要的事項才對。
然而，事實剛好相反！為了讓自己所言變得更容易傳達給對方，必須進行簡短歸納。
只不過，所謂的「簡短」定義，可說是相當曖昧。
若要把文章寫得簡短一些，可利用「字數」作為基準輕鬆設定；如果是寫電子郵件或商業文件，因為記住了電腦設定為一行幾字，因此能直接目視確認「簡短程度」。
不過，對話沒有辦法利用這樣的字數基準。既然如此，或許能以時間為參考依據。雖然，溝通專家能預估出「剛才以○秒說了約○字」，但對於外行人而言，要做出這種預估實屬難事。
此外，當要求每人進行三分鐘談話時，或許有人覺得時間並不長吧。因此對於時間感究竟是短是長，感受會因人而異。
為求簡短歸納所言精準表達，這時候可派上用場的就是四句模式。
請託、難開口的事，這樣講
〈基本布局型四句〉：①拋出問題、②表達意見、③展開論述、④結論。
〈開宗明義型四句〉：①結論、②根據1、③根據2、④根據3。
〈據理力爭型四句〉：①根據1、②根據2、③根據3、④結論。
