開會總是一片沉默,效率低落怎麼辦?專家教4招救活會議氣氛,別再浪費時間

2023-09-01 12:13

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工作重視的不再是「個人專業能力」有多強,而是如何能「最大整合多數人的能力製造強大成果」。(示意圖/pakutaso)

工作重視的不再是「個人專業能力」有多強,而是如何能「最大整合多數人的能力製造強大成果」。(示意圖/pakutaso)

「各位對這個企劃有什麼意見嗎?」

「請踴躍提出你的想法!」

「今天就自由討論吧!」

表情有些渙散的專案成員避開了你的視線,紛紛讓出發言權,沒有人願意開口。

「不必客氣,簡單表達自己的想法就可以了。」

「有誰能提出意見的嗎?」

你的聲聲呼籲顯得格外空虛,別說是期望中「突破性的提議」了,眾人甚至連「自己的意見」都說不出口。明明是在開會,現場的氣氛卻跟在守靈一樣。

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這就是發生在許多團隊中「孤軍奮戰的惡性循環」。成員之間互相不抱期望,團隊就不可能有好的表現,一旦陷入這個循環,團隊的自主性和創造力就會不斷降低。諷刺的是,愈優秀、愈有熱忱的人,就愈容易被這樣的循環所扼殺,並且被團隊孤立。

如何才能避免身陷這個惡性循環,將團隊和職場變得更具有吸引力?答案只有一個。那就是改變你向周遭「提問」的本質。

想提振士氣,就要改變「提問」的本質

讓我們回到開頭提到的「守靈會議」場景。假如「提問」能更具體一點,會產生什麼樣的變化?

「這個企劃案,假如一定要修改一個地方,你會改哪裡?」

「如果你是客戶,滿分是一百分的話,你會給這個企劃打幾分?」

「要突然拿出好點子確實是蠻困難的,但假如你腦海中有浮現任何想法,無論是什麼都可以,能告訴我們嗎?」

只要像這樣加入「提問」的技巧,現場討論的氛圍就會產生大幅的變化。特別是原本沒什麼意見,保持一貫沉默的成員,也會逐漸嘗試表達自己的想法:

「我認為這個企劃內容本身很不錯,但有點在意標語給人的印象。」

「假如我是客戶,我會給這個企劃八十五分。要是能加入這些要素,可能還會再加五分。」

通過這類精心設計的「奇蹟式提問」,隨著會議進行,團隊成員也會開始發揮不同的特質,也就是提出個人的「堅持」,並開始享受起交換意見的過程。

掌握奇蹟式提問四原則,討論更有效率

在團隊中若希望能提升討論效率、凝聚共識,記住遵循以下四個提問原則:

1、尊重成員的個性,不否定他們的發言

壞提問──暴露無能,促使他們道歉

例:你為什麼要這樣做?我以前沒有告訴你嗎?

奇蹟式提問──讓對方感受到尊重,願意說出真實想法

例:你在這個項目中特別想強調的是什麼?

2、適度限制,在某個主題內給予思考的空間

壞提問──直截了當、發散,缺乏情感連結

例:大家有什麼想法嗎?任何事都可以。

奇蹟式提問──給予符合主題的思考框架,幫助討論聚焦

例:目前討論的專案中,哪些讓你覺得最浪費時間?

3、避免過度嚴肅,營造讓人樂意回答的氣氛

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