新北市稅捐稽徵處並不安寧,茶水間內發生了基層職員刺傷同科室股長的事件。整起事件經媒體的報導與渲染之後,愈來愈撲朔迷離,最後似乎還模糊了焦點,甚至把所有責任都歸結為基層職員的個人情緒問題。
新聞提及李姓職員「領有精障手冊」、還「追求女主管」,然而據悉,這些都與事實相去甚遠。至於,他從106年考上初等考迄今,這一年多來,究竟發生了什麼事,卻似乎無人聞問。整起事件不該只是以個人問題歸結,最後則將之歸檔存查。
制度,大有問題
其實,新北市稅捐處傷人事件,只是冰山一隅,說明了公務體系背後有很多制度面問題,長期為人所忽略、未被及時覺察,才終致釀成憾事。
新聞發生時,不免有人會說:「不過退個公文,也要傷人?」我想,這是不少民眾的疑惑。對於民眾而言,公文或許是一紙文書而已,但對於公務人員來說,它牽涉到的不只是公文書的往來,同時也涉及個人飯碗的保全,以及部門或科室間權責的角力。因此,比起「追求不成而傷人」,這樣的理由誠如PTT鄉民所說「這畫面美得令人難以想像」,倒不如「公文被退而肇事」的導火線,更符合公務機關會發生的事實。
曾有行政學學者將公部門比喻為「文稿競賽」,可見公文對於公務員的重要性。然而,公文不是只有純粹的「寫」,它還包含了「多久內該寫完」、「要怎麼寫」,以及「該不該寫」等層面。
數位化公文,紙本式流程
首先,先談談期限。普通公文以七日為限,最速件的公文則是一日,超過就算逾時,而逾時不只要向主管,以及公文管理單位寫報告,還可能因此影響考績,或是個人飯碗。儘管公家單位將公文「數位化」了,從收文、取號、撰寫、呈交上級到最後的歸檔,美其名都是在線上進行,但所有行政流程依舊古老而繁瑣,更有些人會同時呈上紙本與線上公文,讓公文的傳遞更為不便與耗時。
因此,一件公文能在三天內回來都算快的,倘若是從二級單位(如:稅捐處)呈交到一級單位(如:新北市政府),有時候回來都是半個月之後了。然而,承辦人手上如果同時有數十件,或是上百件公文時,對於基層人員而言,實在是相當大的負擔。更遑論有些中央來的文,還要承辦人半日內完成數十年的資料整理,或是整個機關數百人的調查,那簡直是不可能的任務。
大表、小表,不斷「被表」的承辦人員
其次,公文「要怎麼寫」也是很大的問題,不少人的公文都曾被改得面目全非,有時還被長官要求多次修改,不斷更改某個細節用詞,甚至改到最後還回到第一個版本。此外,許多往來的公文還包括表格的填寫,而每個表格都有不同的格式與填寫方式,光是填表說明就有好幾頁,直到搞懂如何填寫,可能已耗掉一個上午。承辦人員若開始整理資料、動筆填寫,也要花上一段時間,寫完再跑公文流程,常常都在「死線」間流連。